Každodenní požadavky a žádostí zaměstnanců
V každé firmě probíhá denně řada schvalování nejrůznějších pracovních požadavků a žádostí od zaměstnanců. Každý z nich plyne z různých životních situací, které musí zaměstnanci ve své zaměstnání při výkonu práce řešit.
Jejich zpracování a sledování vyžaduje spoustu úsilí, zejména když se na vás valí z mnoha kanálů: e-mailů, ekonomického systému, workflow systémů, schůzek, rychlých zpráv nebo z osobních diskusí. Dostat požadavky pod kontrolu je jeden z kritických momentů rostoucích firem a týmů. Jak počet lidí roste, roste i počet požadavků. To co bylo udržitelné v deseti lidech už ve dvaceti udržitelné není. Firma se v určitém bodě dostane do situace, kdy uřídit požadavky bez nějakého systému není možné.
Nejčastější žádosti a požadavky zaměstnanců
Požadavky jsou směřované na nadřízené pracovníky nebo na další backoffice oddělení ve firmě, které se starají o pracovní prostředí, vybavení a podobně. Nejčastěji jde o HR oddělení, IT oddělení a office management nebo facility manažera, který je odpovědný za pracovní prostředí. Velmi často se jedná o různá hlášení týkající se bezpečnosti pracoviště a nejrůznějších pracovních incidentů. Mezi nejčastější požadavky patří:
- Žádost o dovolenou nebo jiné volno od zaměstnance (personalistika)
- Žádost nebo přihláška na školení (personalistika)
- Požadavek na nákup
- Požadavek na službu
- Žádost o pracovní vybavení
- Žádost zaměstnance o proplacení výdajů (finance)
- Změna hesla od zaměstnance nebo zákazníka (IT)
- Reinstalace nebo instalace software (na IT)
- Změna oprávnění a přístupů k systémům (na IT)
- Přístup k osobní složce (osobním dokumentům)
- Vyžádání dokumentů pro úřady (HR oddělení)
- Hlášení pracovního úrazu
- Hlášení bezpečnostního incidentu
- Oznámení poškození majetku
- Nahlášení skoronehody (BOZP)
Formální i neformální požadavky
Některé z požadavků vyžadují formální způsob hlášení (například pracovní úraz), některé vyžadují méně formální způsob nahlášení nebo žádosti. Je vždy na dané organizaci, aby zvolila takový způsob, který bude pohodlný pro zaměstnance a zároveň vedoucí pracovníky nezahltí komunikací nebo nezpůsobí to, že požadavky někde zapadnou.
V řadě případů firma jako zaměstnavatel potřebuje sledovat, jaké všechny požadavky zaměstnanec v průběhu svého působení ve firmě podal.
Jak vyřešit podávání požadavků zaměstnanců
V praxi zaměstnanci podávají své požadavky nejrůznějším způsobem. Malé a střední firmy zpravidla nemají žádný systém a tak jsou žádosti podávány nejčastěji formou emailů nebo osobně formou sdělení zaměstnance nadřízenému. Nejčastěji jsou žádosti zaměstnanců vyřizovány:
- žádosti zasílané emailem
- ústní sdělení
- papírek
- helpdesk
- formulář na intranetu
Portál jako jedno místo pro zadávání požadavků zaměstnanců
Díky Aptien můžete vyřešit jednoduché podávání žádostí pomocí zaměstnaneckého portálu. Zaměstnanci mají k dispozici stránky se seznamem, kde mohou zadávat své požadavky a žádosti. Jde například o žádosti o dovolenou, žádosti o školení, žádost o novou pracovní pomůcku. Na každou žádanku je nastaveno schvalovací workflow požadavků ve firmě.
Jedno místo pro zaměstnance
- Zaměstnanci mají k dispozici stránky se seznamem, kde mohou zadávat své požadavky a žádosti.
Jednoduché workflow pro schvalování požadavků zaměstnanců
- Pro každou žádanku je nastavené schvalovací workflow
Formuláře lze to snadno přizpůsobit
- Každá firma si v Aptienu může vytvářet vlastní žádosti podle svých potřeb.
- Aptien workflow je jednoduché a navržené tak, aby bylo udržitelné a snadno nastavitelné a přizpůsobitelné, které si sami můžete přizpůsobit zvyklostem vaší firmy.
- Schvalovací workflow snadno nastavíte ke každé žádosti nebo požadavku, podívejte se jak.
