Systém pro správu, evidenci a údržbu směrnic, norem a provozní dokumentace
Evidence směrnic pomáhá firmám jednoduchým způsobem vést a spravovat všechny firemní směrnice, pracovní postupy, firemní politiky, normy a jinou provozní dokumentaci nebo řídicí dokumenty. Navíc umožňuje také automatické seznamování zaměstnanců s dokumenty.
Přehled směrnic pro všechny zaměstnance
Také máte ve firmě někde seznam směrnic vystavený na intranetu nebo uložený na firemní síti někde ve sdíleném adresáři? Díky Aptien budou mít vaši zaměstnanci možnost mít na jednom místě všechny firemní dokumenty, směrnice nebo pracovní postupy.
Libovolný typ dokumentů a směrnic
Evidujete libovolné typy a kategorie směrnic, norem a dalších řídicích dokumentů
Můžete si sami definovat různé typy směrnic a vnitřních předpisů. Řešení umožňuje spravovat, kromě směrnic i další typy řídicí dokumentace ve firmě:
- Pracovní řád
- Firemní politiky
- Metodické postupy
- Provozní dokumentace
- Řídící akty
- Směrnice
- Normy
- Pracovní postupy
- Vyhlášky a nařízení
- Návody
- Uživatelské manuály
- A další
Potřebujete evidovat jiné typy směrnic nebo jiných vnitřních předpisů a nenašli jste je v tomto seznamu? Díky pružnosti software není problém změnit, nebo přidat různé typy směrnic a které ve vaší firmě používá a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.
Hlídání termínů platnosti a účinnosti směrnic
Hlídači, kteří jsou součástí naší aplikace umožňují správci směrnic nastavit hlídání důležitých termínů, které potřebuje sledovat. Možnosti nastavení upozornění hlídačů směrnic jsou téměř neomezené - například na konkrétní den, opakované, když by se změnil stav hlídané směrnice, například její účinnost či platnost. Nejčastěji jsou ve směrnicích hlídané upozornění na:
- Upozornění na platnost směrnice
- Upozornění ve změnách směrnic
- Upozornění na ukončení platnosti směrnice
Všechna upozornění zůstávají uchována jednak v systému, kde je vedena jejich auditní stopa, a zároveň jsou upozornění zasílána do e-mailové schránky vaší či případně i těch uživatelům, které nastavíte jako další příjemce upozornění.
Vyhledávání a filtrování v evidenci směrnic
Systém vám umožní vyhledávat v evidenci směrnic a filtrovat v nich dle zadaných kritérií.
Nastavení oprávnění přístupu k evidenci směrnic
Aptien vám umožní nastavit oprávnění k přístupu k evidenci směrnic, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typům směrnic.
Řízená dokumentace
Se směrnicemi a další provozní dokumentací pracujete v režimu řízené dokumentace, to znamená, že pro každou směrnici můžete určit od kdy do kdy je platná a účinná a stanovujete kdy ji vyřadíte. Každou směrnici nebo jiný vnitřní předpis vést ve třech základních stavech: v přípravě, platné a vyřazené. Ke každému stavu pak můžete řízeným způsobem vést náměty na vylepšení. Všechny náměty i jejich vyřízení je systémem zaznamenáno a nestane se vám tak, že se náměty na změny směrnic někde ztratí nebo že budou nekontrolovaně putovat po mailech.
Detailní informace k jednotlivým směrnicím
Náš nástroj pro správu směrnic vás nezavalí žádnými nadbytečnými informacemi a zbytečnou komunikací. Například pro některý typ majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvě, záruce či dodavateli. Pro jiný typ majetku jsou pro vás naopak důležité informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba, nebo kdy končí záruční lhůta:
- Název směrnice
- Datum účinnosti směrnice
- Datum platnosti směrnice
- Kdo směrnici vydal
- Kdo směrnici schválil
- Kdo se má se směrnicí seznámit
- Datum vytvoření směrnice
- Stručný popis směrnice
Komu je evidence směrnic určena?
Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o řídicí dokumentaci, její správu v pořádku. Řešení se ale neomezuje jen na správce směrnic, ale používají jej také office manažeři, personalisté, bezpečáci nebo jiní manažeři.
Hlavní přínosy řešení správy směrnic
- Hlídání důležitých termínů směrnic
- Vedení všech informací o směrnicích provázaných na další důležité informace
- Přizpůsobení typů směrnic, norem a další řídicí dokumentace zvyklostem vaší firmy
Důraz na bezpečí a důvěrnost
I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem v tomto nástroji ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Směrnice jsou zde uložené v bezpečí.
Nemusíte nic instalovat
Pouze spustíte internetový prohlížeč. Nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.
