Tento článek je určený pro IT manažery.
Co všechno zahrnuje IT asset management (ITAM)
Správa informačních technologií je vedle lidských zdrojů a financí jednou z klíčových podpůrných oblastí každé organizace. Aby mohly všechny vaše procesy hladce fungovat, je třeba mít pod kontrolou veškerý IT majetek.
Základní rozdělení IT majetku
- Hardware je jakékoli fyzické zařízení. Do této kategorie spadají například počítače, tiskárny, skenery, ale i součásti počítačových sítí
- Software jsou všechny digitální nástroje používané vašimi zaměstnanci ke zpracování dat
- Data a informace jsou cenným obsahem
Celý životní cyklus IT majetku od pořízení až po likvidaci
- Zjištění požadavků a potřeb organizace
- Nákup a pořízení hardware i software
- Instalace a uvedení do provozu
- Provoz - zajištění efektivního využití IT majetku pro jeho uživatele
- Údržba hardware a software - opravy, modernizace, update a správa majetku
- Vyřazení IT majetku po skončení jeho životnosti a jeho bezpečná likvidace. POZOR, může obsahovat citlivá data.
Důležitost správy IT majetku
Efektivní správa a údržba IT majetku je zásadní z několika důvodů:
- Prodlužuje životnost,: pomáhá maximalizovat životnost všech informačních technologií, zejména hardware
- Kybernetická bezpečnost: správná správa snižuje bezpečnostní rizika
- Zlepšuje efektivnost procesů: podporuje organizační růst, efektivnost procesů a digitální transformaci
Informace nutné ke správě IT majetku
Správné řízení IT majetku se neobejde bez kvalitních informací, na jejichž základě probíhá rozhodování a řízení. Kvalitní informace jsou tedy nezbytným předpokladem k tomu, aby správa IT majetku mohla probíhat správně. Pokud rozhodování bude založeno na špatných informacích, tak ani správa nemůže být kvalitní. Kvalitní informační základna o majetku je také nezbytným předpokladem a kritickým bodem jakékoliv automatizace procesů a eliminace papírové práce.
Informací o majetku je celá řada a všechny mají svůj význam. Je dobré vědět, proč IT majetek máme, jak a kdy byl pořízený. Mít informace k dodavateli a k záruce. Je třeba mít také informace o aktuálním stavu majetku. Kde je, kdo ho má. Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace? Jsou požadavky splněné a jak? Co děláme pro údržbu a zlepšování majetku? Informace o majetku můžeme rozdělit do těchto okruhů:
Pořízení: Jak a kdy byl IT majetek pořízený
- Kdy byl pořízený, záruční doba
- Dokumenty a písemnosti o nabytí majetku (smlouva o nákupu, předávací nebo instalační protokol a další)
- Informace o záruce a podmínkách užívání (návody, instrukce k užívání záruky a podobně)
- Důvody pořízení, účel pořízení - proč a k čemu majetek máme
Kde je IT majetek umístěný, kdo je za něj odpovědný
- Kde se konkrétní kus IT vybavení nachází
- Kdo jej má přidělený
- Kdo je za něj odpovědný
Jaký je stav IT majetku
- Jaký je aktuální stav majetku
- Co vyžaduje legislativa, výrobce nebo jiná regulace
- Máme veškerou potřebnou provozní dokumentaci kolem IT majetku?
- Splňuje majetek všechny požadavky standardů kvality, bezpečnosti nebo aby fungoval jak má?
Jak je IT majetek kritický pro fungování vašich procesů
- Je majetek kritický pro fungování organizace, pro dostupnost informací, kybernetickou bezpečnost?
- Co se stane, co přestane fungovat, když selže? Jaké jsou důsledky selhání? Jaká je pravděpodobnost selhání?
- Jaké jsou náklady na opravu a nápravu?
Údržba a provoz IT majetku
- Jaké aktivity údržby na něm byly prováděné, jaká je historie údržby majetku
- Například kdy byla naposledy prováděná aktualizace
- Kdo je za údržbu majetku odpovědný
- Jaké jsou aktivity údržby, kdy co bylo vykonáno naposledy
- Jsou splněné požadavky legislativy? (například povinné testování)
Kdy přestane majetek vyhovovat potřebám
- Kolik zbývá do konce záruky nebo předpokládané životnosti
- Kdy přestane vyhovovat potřebám uživatelů nebo zákonným povinnostem
- Naplánování vyřazení a náhrady novým
- Kdy bude muset být vyřazený
Údržba IT majetku
Údržba je důležitá pro zajištění provozuschopného a bezpečného stavu IT majetku. To se týká prakticky jakéhokoliv hardware ale i software. Údržba zahrnuje různé činnosti související se zajištěním odpovídající požadavkům provozu. Cílem údržby je zajištění spolehlivosti a bezpečnosti, prodloužení životnosti a minimalizace odstávek. Může však šetřit a šetří cenný čas a peníze z případných poruch nebo selhání. Údržba zahrnuje kontroly, opravy, testování, pravidelný servis, aktualizace, výměnu dílů tak, aby hardware nebo software byl znovupoužitelný a mohl plnit svůj účel, splňoval požadavky a byla prodloužena jeho životnost.
Jaké činnosti zahrnuje údržba hardware
- Opravy a výměny komponent hardware
- Pravidelné testování funkčnosti
- Elektrorevize
Jaké činnosti nejčastěji zahrnuje údržba sofware
- Aktualizace softwaru,
- Update, upgrade
- Přeměření výkonu
- Kontrola záloh
Hlášení závad, problémů a havarijních situací IT
Aby vše probíhalo hladce, musí mít zaměstnanci, uživatelé nebo další pracovníci možnost nahlásit problémy, závady nebo jiné potřeby.
- Havarijní situace mohou nastat zanedbáním jeho údržby nebo se prostě vyskytnou z různých příčin, bez zavinění.
- Zaměstnanci a další pracovníci musí mít možnost nahlásit závady nebo problémy na majetku
- Správce majetku musí umět správně reagovat na tyto situace
- Nahlášením se spouští procesy řešení a odstranění problému, a následně i příčiny
- Správce majetku má pak možnost situaci vyřešit, analyzovat a vyhodnotit pravé (kořenové) příčiny závady a pokud je to možné, tak podobné havarijní situaci příště předejít
- Také řešení havarijních situací vyžaduje informační podporu - jak pro řízení práce na nápravných opatřeních a aktivitách, tak pro sběr informací o havárii (incidentu)
Podívejte se, jak mohou zaměstnanci hlásit závady, problémy a havarijní situace.
- IT helpdesk umožní reakce na problémy, jde o opravy a výměny součástí nebo celých zařízení po tom, co se vyskytne problém, co se něco rozbije.
- Problémy a incidenty jsou buď automaticky reportovány nebo hlášeny pomocí IT helpdesku
Plánování údržby, updatů, výměny komponent a podobně
- Plánování údržby, opar nebo výměny komponent umožní problémům předcházet
Vedení provozního deníku údržby IT
Všechny prováděné aktivity, ať se jedná o údržbu, revize či opravy zaznamenáváte do provozního deníku. Díky němu máte pod kontrolou co se daným kusem majetku dělo, jaké opravy, výměny komponent, updaty nebo upgrady jste vy nebo dodavatelé IT služeb prováděli, kdo a kdy je vykonával.
- Podívejte se, jak vést provozní deník údržby majetku.
Jak Aptien pomáhá s řízením IT majetku
Aptien vám zefektivní vaše procesy správy majetku, na jednom místě a v jednom prostředí vyřešíte velkou část vašich potřeb. Získáte plnou kontrolu nad IT vybavením vaší organizace. Jedno řešení vám pomůže zajistit vše, co souvisí s životním IT v organizaci – od inventarizace a evidence IT majetku až po souhrn užívaných zařízení a softwarových licencí používaných ve vaší společnosti.
Vedení informací o IT majetku a řízení shody
- Podporuje vedení informací o majetku v celém jeho životním cyklu
- Usnadní vedení shody s předpisy, hlídání revizí a povinností
Hlášení závad - IT helpdesk
- Umožní hlášení závad IT majetku
Hlídání termínů údržby a aktualizací
- Plánování údržby hardware
- Plánování údržby software
- Hlídání licencí software
- Podporuje plánování údržby majetku a připomínání termínů
Inventura IT majetku
Předávání a přebírání IT vybavení
Řízení bezpečnosti, rizik a shody IT majetku
Řízení shody IT majetku se týká celého životního cyklus, od uvedení do provozu (shoda instalace s požadavky výrobců), přes údržbu (shoda údržby, nebo shoda provozu předpisy jako je NIS2), až po vyřazení (například ekologická likvidace hardware).
- Instalace IT zařízení, checklist uvedení do provozu
- Dokumentace souladu s NIS2
- Dokumentace souladu s ISO 27001
- Vyřazení, bezpečná a ekologická likvidace hardware