Vítejte v Aptienu!
V organizačním systému pro řízení lidí, práce a vašeho majetku. Aptien usnadňuje spolupráci ve firmě, komunikaci, řízení a organizaci úkolů a práce, řízení lidí a vše co kolem nich točí a veškerou další firemní back-office administrativu.
- je to taková elektronická kartotéka sady aktivních evidencí spojená s úkoly a zápisy
- pro zaměstnance Aptien funguje také jako firemní intranet, kde mají lidé všechny pracovní informace
- je to něco jako firemní nástěnka i pracovní stůl v jednom. Vše máte v jedné aplikaci v jednom prostředí
Každý vidí to, co vidět má a nevidí co vidět nemá podle svého pracovního zařazení. Pracovní prostor každého uživatele se tedy liší podle toho, co ve firmě dělá a k čemu Aptien používá. Například personalista vidí systém jinak než správce majetku nebo běžný zaměstnanec.
Podle svého pracovního zařazení vyberte, jak budete Aptien používat
Kde budete jako manažer nebo administrativní pracovník pracovat?
- V evidencích budete ukládat a sdílet svá data podobně jako v šanonech, jsou to takové elektronické šanony
- Všechny informace, které se týkají vás jako jsou upozornění z procesů, zprávy kolegů úkoly i kalendář najdete v levém menu
Projděte a nastavte si své oblíbené evidence
Nahoře vidíte barevné záložky - to je seznam oblíbených evidencí, které máte pro svoji práci nastavené. Jejich nabídka se odvíjí od role, pod jakou pracujete a která je nastavena pro vaše pracovní zařazení. Každý uživatel proto může mít nabídku záložek úplně jinou, protože pracuje na jiné pozici. Pokud se například staráte o majetek, vidíte evidence majetku a další evidence s tím spojené. Jiní kolegové vidí evidence zakázek, evidence smluv a podobně. V každé evidenci můžete vést jiné informace, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem.
- Nahoře vidíte jen oblíbené, tedy ty se kterými pracujete nejčastěji.
- Záložky evidencí si přizpůsobíte tím, že evidence si označíte pomocí hvězdičky jako oblíbené.
- Všechny své aktivní evidence najdete pod ikonou domečku.
Podívejte se, k čemu jsou a jak fungují naše aktivní evidence.
Nastavte si svoji profilovou fotografii
Aby vás ostatní lépe poznali, doporučujeme nastavit si osobní profilovou fotografii.
Vytvořte si svůj první úkol
Úkoly jsou základem komunikace mezi uživateli. Vytvořit úkol je tak jednoduché, jako napsat e-mail a podobně i funguje. Vyplníte jeho název, zadáte odpovědnou osobu, určíte další sledující osoby a pošlete. Úkoly pak vidí pouze oni, tedy pouze lidé, kteří jsou v úkolu uvedeni. Všichni z nich pak mohou úkol komentovat a tak se diskuse nikde neztratí, protože je vždy jeho součástí. Jakmile je úkol dokončený, uzavřete jej a máte celou diskusi pohromadě. Všechny své úkoly vidíte v přehledu úkolů, kam se dostanete přes levé postranní menu. Více o úkolech se dozvíte zde.
Zadejte příspěvek na týmovou nástěnku
Na nástěnce sdílíte informace s ostatními. Napsat informaci na společnou firemní nástěnku je lepší, než psát hromadné maily na všechny kolegy, které někde zapadnou. Tady máte vše na jednom místě. Na nástěnku můžete vkládat obrázky nebo psát jen textové zprávy. Zprávy vidí všichni lidé ve firmě, zobrazují se podobně jako například na facebooku.
Začněte pracovat se svými evidencemi
- Naplňte si evidenci svými daty z excelu
- Nebo ji začněte plnit ručně
Spusťte si evidenci firem
Klikněte na záložku, vyberte evidenci firem a spusťte ji. Zkuste si založit svojí první firmu a vyplňte si v ní základní data.
Vytvořte si svůj první zápis
Přímo v systému máte také možnost vytvářet zápisy z jednání nebo jiných aktivit. Nemusí to být jen jednání, může to být například oprava nebo údržba, o které potřebujete vytvořit záznam. Pokud si tedy potřebujete zaznamenat informace z jednání nebo vytvořit zápis či záznam týkající se například údržby nebo opravy vašeho auta, máte možnost to udělat přímo ze systému a zápis budete mít automaticky k tomu připojený, takže ho vždy snadno najdete.
Podívejte se jak pracovat s úkoly.
Připojte si různé přílohy a soubory
Do systému můžete nahrát nebo připojit jakoukoliv přílohu - například smlouvu, protokol, obrázek, fotografii nebo cokoliv jiného. Už nebudete hledat vaše soubory někde v e-mailech. Zde najdete vše na jednom místě.
Zadejte si svoji soukromou poznámku
Soukromé poznámky slouží k tomu, abyste si nemuseli své poznámky k něčemu psát na papírky, lepítka nebo porůznu jinam. Soukromé poznámky vidíte pouze vy a můžete si je vytvářet zcela volně a nebo si je přilepíte k čemu se vztahují.
Nasdílejte poznámku se svými kolegy
Jakoukoliv soukromou poznámku si můžete kdykoliv nasdílet s kolegy. Všichni ji pak uvidíte společně a všichni můžete připojovat své komentáře. Neztratíte se tak v mailových nebo jiných diskusích, protože budete mít vše pohromadě. Skvělé je, že stejně jako soukromé poznámky, si můžete i ty sdílené lehce přilepit rovnou k tomu, čeho se týkají.
V chatu začněte komunikovat se svými kolegy
V liště na pravé straně své obrazovky uvidíte všechny své spolupracovníky a kolegy, kteří se systémem také pracují. Vidíte, zdali jsou přihlášeni nebo ne. Každému z nich můžete poslat pomocí chatu soukromou zprávu, kterou vidíte jen vy dva, jako účastníci diskuse. Zprávy jsou zabezpečené. Pokud vám někdo napíše a vy nejste přihlášeni do systému, přijde vám upozornění do vašeho e-mailu.
