Jednoduchý personální software a karta zaměstnance

Dostanete jednoduchý personální informační systém 

Žádná malá, střední nebo velká firma se v dnešní době se neobejde bez nějakého řešení, kde uchovává jedny ze svých nejcitlivějších informací – údaje o zaměstnancích a uchazečích. Některé firmy si vystačí s evidencí v šuplíku, některé z excelem ale větší firmy již potřebují bezpečnější a přehlednější řešení, personální software, který pomáhá udržovat a sdílet zásadní informace o lidech a jejich souvislostech uvnitř firmy, který zároveň pomůže se spoluprací mezi firmou a jeho zaměstnanci. Usnadňuje jejich získávání, nástup nového pracovníka, hodnocení, vzdělávání a řízení.

Nejsme mzdový systém a nejsme ani docházkový systém. U nás nezpracováváte mzdy ani nevedete mzdovou agendu. Můžete si ale nahradit spoustu vašich excelů. Zjednoduší si každodenní rutinní administrativní práci a personální management.

Jsme personální informační systém, nástroj pro snadnější evidenci zaměstnanců a rychlejší zvládnutí základních procesů v oblasti řízení lidských zdrojů. V našem personálním informačním systému můžete vést veškeré personální informace o zaměstnancích, externistech nebo uchazečích. Na jednom místě tak máte většinu provozních informací, které souvisí s člověkem, jeho nástupem a životem ve firmě. 

 

Karta zaměstnance 

Ke každému zaměstnanci v systému vedete všechna data která potřebujete včetně jeho dokumentace. Karta zaměstnance je jedna z klíčových informací pro práci personalisty. Nahradíte jednoduše nekonečné excelovské tabulky, všechny tabulky a papírové soubory plné osobních údajů pracovníků, včetně evidence svěřeného majetku, pracovních pozic, dovolených i benefitů jednoduchým evidenčním centrálním systémem. Informace o všech lidech ve firmě máte na jednom místě. Dostanete přehlednou evidenci zaměstnanců se snadnou a intuitivní úpravou jejich osobních údajů, informací a seznamů smluv, termínů, majetku. Pro každého pracovníka a jedno jestli jde o zaměstnance na plný pracovní úvazek, DPP, DPČ nebo prostě externího pracovníka vedete osobní složku nebo chcete-li kartu či spis zaměstnance. Údaje máte přístupné kdykoliv a kdekoliv.  

 

Nahradíte si svoje personální evidence v excelech a papírových souborech

Také máte spoustu excelů, šanonů, papírků a různých dalších šuplíkových evidencí ve kterých neustále hledáte různé informace k lidem ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam zaměstnanců, jinde jakou vstupní kartu jste jim vydali, někde jinde zase vedete jaký telefon mají nebo jaké pracovní pomůcky jim byly přidělené. Jinde vedete seznam školení. 

V tomto personálním systému budete mít vše pohromadě v centrálním a bezpečném systému a navíc v souvislostech ke konkrétnímu zaměstnanci. 

 

Ochrana osobních údajů zaměstnanců a přístupová práva k nim

Všechny osobní údaje jsou v systému uložena v bezpečí a v souladu s GDPR a dalšími předpisy na kartě zaměstnance. Všechny osobní údaje (a nejen ty) jsou ochráněné přístupovými právy, které je možné nastavit pro každého uživatele přesně podle potřeb vaší firmy. Místo hromady tabulek dostanete přehlednou evidenci osobních údajů u které jasně víte, kdo má k čemu přístup. Všechny údaje máte plně pod kontrolou - ochranu osobních dat vyřešítě snadným nastavením oprávnění.

 

Pracovní smlouvy, jejich přílohy a pracovní formuláře na jednom místě

Editovat, evidovat a archivovat pracovní smlouvy, formuláře a dokumenty pracovně právního charakteru již asi nebude snazší. Pomocí šablon a interaktivních formulářů získáte čas na důležitější práci.

 

Hlídání termínů personálních smluv, školení nebo zdravotních prohlídek

Naše řešení vám také zajistí dodržení firemních procesů i zákonných povinností, pomůže nejen hlídat, ale i avizovat legislativně a interně důležité termíny lékařských prohlídek, školení řidičů i různých osvědčení nebo certifikátů jednotlivých zaměstnanců. Možnosti hlídačů jsou tak pružné, že je možné ohlídat téměř jakýkoliv termín nebo jakoukoliv změnu v údajích v osobní složce zaměstnance. Nejčastěji jsou to:

• Hlídání narozenin a výročí zaměstnanců
• Hlídání termínů školení
• Hlídání termínů lékařských prohlídek, roční hodnocení
• Hlídání platnosti osvědčení nebo certifikace 

 

Komu je tento personální systém určen?

Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své personální údaje v bezpečí a v pořádku. Software se ale neomezuje jen na personalisty, ale používají jej i manažeři nebo majitelé firem.

Aplikace podporuje spolupráci mezi personalisty, manažery a zaměstnanci a vytváří podmínky pro kvalitní spolupráci a řízení lidských zdrojů.

 

Co všechno můžete s naším personálním software dělat?

Systém podporuje i další personální práci v oblasti řízení lidských zdrojů. Spíše než na komplexnost sází na snadnost a jednoduchost. Pomůže se základními personálními evidencemi – od přehledu kandidátů přes nástup zaměstnance až po ukončení pracovního poměru. Základním pilířem personalistiky je evidence zaměstnanců a všech informací spojených se zaměstnanci, tedy většiny provozních informací, které k nim potřebujete vést na kartě zaměstnance.

Personální systém vám umožní vést jednoduchým způsobem seznam všech zaměstnanců a to bez omezení jejich počtu a navíc je můžete třídit do různých kategorií, které si vy sami definujete. Nejčastěji jsou to zaměstnanci a externí pracovníci, ale výhodou našeho řešení je, že si můžete takové kategorie libovolně přidávat podle svých potřeb. Pro každého člověka ve vaší firmě vedete kartu či spis zaměstnance, ve které máte řadu nastavených údajů, které po vás buď vyžaduje legislativa nebo je potřebujete vést z jiných důvodů. Mezi tyto údaje na kartě patří například: 

• Zdravotní lékařské prohlídky a jejich termíny 
• Mzdy a benefity zaměstnanců
• Školení a jiné vzdělávací akce
• Dovolené
• Vydané pracovní pomůcky, telefony, počítače, klíče
• Další vydaný nebo svěřený firemní majetek
• Vydané plné moci
• Pracovní smlouvy a jejich historie
• Popis pracovní náplně
• Certifikace a osvědčení pracovníka
• Pracovní pozice zaměstnance

Pokud je těchto informací moc, jednoduše si je skryjete – pokud vám naopak nějaký údaj, který pro svoji personální agendu potřebuje chybí, tak jej jednoduše přidáte. Užitečnou možností je vytváření popisů pracovních náplní, odpovědnosti, pravomoci, zařazení pracovníka v organizační struktuře a další potřebné organizační informace. Personální systém pomáhá také podpořit výběr vhodných pracovníků formou evidence uchazečů, ve které si vedete všechny informace k uchazečům, pohovory s uchazeči a podobně. 

​Systém umožňuje vedení všech souvislostí zaměstnance, které ve firmě potřebujete

• Vedení různých informací a souvislostí pro každého zaměstnance
• Jaký má zaměstnanec přidělený firemní majetek nebo pracovní pomůcky 
• Jaké má klíče nebo vstupní karty
• Na jakých zakázkách zaměstnanec pracuje nebo pracoval
• Na jakých projektech zaměstnanec pracuje nebo pracoval
• Jakou má pracovní smlouvu
• V jaké pracovním poměry pracuje (HPP, DPP, DPČ)
• Můžete přikládat libovolné přílohy
• Zaměstnance roztřídíte do kategorií, které si můžete upravit
• Vedete zápisy z pohovorů se zaměstnancem

 

Všechny tyto informace usnadňují nástup nových zaměstnanců i ukončení jejich pracovního poměru - firma má totiž jasno, co má pracovník vrátit, kterou práci, projekty nebo zakázky musí předat, v jakých dokumentech je třeba zaměstnance vyměnit a podobně.

 

Hlavní přínosy personálního systému 

• Hlídání důležitých termínů (např. hlídání termínů zdravotních prohlídek, hlídání termínů školení)
• Vedení všech informací na kartě zaměstnance a všechny jeho souvislosti (pracovní pomůcky, klíče, vstupní karty zaměstnance, IT vybavení atd.)
• Vedení pracovních smluv v jednom prostředí
• Přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací v personálních agendách zvyklostem vaší firmy
• Vedení různých personálních agend v jednom prostředí (zaměstnanci, uchazeči, volná pracovní místa)

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o zaměstnancích nebo uchazečích jsou zde uložené v bezpečí. 

 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč. Komunikace mezi prohlížečem a databází je šifrovaná a tedy přen dat mezi vaším počítačem a serverem je bezpečný.

 

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje zpracování mezd a vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit. Máte seznam zaměstnanců již ve svém mzdovém systému nebo někde v Active Directory nebo LDAP systému? Žádný problém. Umíme se napojit nebo jednoduše jednorázově naplníme naše řešení z vaší současné evidenci zaměstnanců (nejčastěji z excelu).