Nechte si ohlídat jakýkoliv termín

Potřebujete ohlídat konce platnosti smluv, narozeniny zaměstnanců, termíny záruk či cokoliv jiného? OneSoft Vám zjednoduší orientaci ve Vašich důležitých termínech a událostech.

Hlídači Vám šetří spoustu času. Můžete si je nastavit prakticky na cokoliv - je jedno, jestli potřebujete upozornit na konec smlouvy, na narozeniny Vašeho kolegy nebo zákazníka či upozornit na schválenou fakturu. Hlídač Vám navíc pošle upozornění až do e-mailu, takže se nemusíte o nic start. 

 

Potřebujete ohlídat jakýkoliv termín? Podívejte se na náš návod, jak na to.

 

Víte, co si naši uživatelé nejčastěji nastavují na hlídaní?

  • Konce platnosti smluv

  • Termíny školení, revizí a kontrol

  • Změna čísla OP nebo RČ

  • Narozeniny a svátky nadřízeného

  • Narozeniny a svátky kolegů

  • Konec STK u auta

  • Konec platnosti lékarničky

  • Termíny návštěv u lékařů

a mnoho dalšího...

 

Naši hlídači jsou tu od toho, aby Vám pomohli ohlídat jakoukoliv informaci. Ohlídají Vám jakékoliv datum, jakoukoliv hodnotu nebo jakoukoliv změnu a včas na Vás zaštěkají ;-)

 

Hlídače je možné zapnout u každého detailu položky. U jedné položky můžete mít zapnutou celou řadu hlídačů a můžete je kdykoliv libovolně měnit. Zároveň můžete nastavit hlídaní určitého detailu pro všechny položky, které máte v evidenci.

 

Hlídači mají celkem pět způsobů hlídání:

V nastavení každého hlídače máte dále možnost určit, jaké kolegy hlídač ještě upozorní. Nebo zda z hlídače má vzniknout úkol, tedy pokud aktivita vyžaduje realizaci určité činnosti, je vhodné vytvořit úkol pro odpovědné uživatele.

 

Na následujících obrázcích si ukážeme nastavení jednotlivých hlídačů.

 

Po kliknutí na ikonu hlídače  se Vám otevře okno, kde provedete potřebné nastavení.

 

Upozornění v konkrétní den

Potřebujete být upozorněni v konkrétní den u jedné položky v evidenci? Od toho tu je hlídání konkrétního dne, který si zvolíte v kalendáři. 

Upozornění o hlídači dostanete vždy do Vaší aplikace OneSoft Connect a zároveň do Vaší emailové schránky, vždy o půlnoci dne, který si nastavíte. Například si budete chtít ohlídat datum 20. 9. 2020 a hlídač vám pošle upozornění o půlnoci dne 20. 9. 2020, takže ve chvíli, kdy ráno otevřete emailovou schránku nebo aplikaci, už budete upozorněni na tento konkrétní den.

 

Opakované upozornění

Potřebujete opakovaně upozornit na konkrétní událost? Od toho tu je opakované hlídaní. Samozřejmostí je nastavení konce platnosti daného hlídače. Poté si volíte, jak často potřebujete dostávat upozornění. Můžete si vybrat mezi periodicitou jednou za jeden až sedm dní nebo mezi několikrát za jeden až sedm týdnů.

U týdnů si následně volíte, v jakých dnech si přejete dostat upozornění. V případě volby jednou za jeden den (každý den) dostanete upozornění ve chvíli zapnutí hlídače a pak každý další den až do zvoleného data, pokud jste nějaké datum zadali. Pokud vyberete možnost jednou za dva dny, je důležité myslet na fakt, že den zapnutí hlídače se vám počítá jako první den a upozornění v tomto případě dostanete tedy další den. Pokud potřebujete dostávat upozornění každý pátek, zvolte si možnost týden a zaškrtněte pátek. Když v pátek ráno otevřete email nebo aplikaci, upozornění již bude čekat na vyřízení a na nic díky tomu nezapomenete.

 

Upozornění na změnu hodnoty

Potřebujete upozornit na jakoukoliv změnu hodnoty v daném detailu? Od toho tu je hlídání změny hodnoty, které Vás upozorní na jakoukoliv změnu a pomůže Vám zjednodušit předávání informací u Vás ve firmě.

Upozornění pro změnu hodnoty chodí v okamžiku, kdy dojde ke změně detailu. Například pokud si takové hlídání nastavíte nad detailem „číslo občanského průkazu“ u zaměstnance a kdokoliv s oprávněním ke změně toto číslo změní, dostanete upozornění do aplikace a zároveň do emailu. Tento hlídač může být nastaven tak, aby sledoval změnu v detailu u všech záznamů v evidenci.

 

Upozornění na konkrétní stav

Potřebujete upozornit pokud nějaký stav typu výčet bude nastaven na konkrétní hodnotu? Od toho tu je upozornění na konkrétní stav, které se používá především, když potřebujete realizovat schvalovací procesy, tedy ohlídat si určitý stav daného výčtu

Tento typ hlídače se chová rozdílně podle detailů, kde hlídače zrovna aktivujete. Pokud hlídače nastavujete nad detailem typu datum, je možné nastavit hlídače, který vás upozorní, pokud se vyplněná hodnota bude shodovat s datem v detailu. Druhou možností je nastavení kolik dní před nastaveným termínem Vám má přijít upozornění. Pokud v detailu máte údaj například 10. 10. 2020 a nastavíte si upozornění 30 dní předem, tak dostanete upozornění 10. 9. 2020 o půlnoci, to znamená ráno až otevřete email nebo aplikaci, už budete vědět, že za 30 dní například vyprší určitá smlouva nebo zaměstnanec má jít na školení.

Za pomocí „bude rovna“ je možné ohlídat především detaily typu výčet, kde potřebujete být upozorněni, když se Vaše hlídaná hodnota bude shodovat s nastavenou hodnotou ve výčtu. Například pomocí výčtů můžete realizovat schvalovací procesy v určitých agendách a za každou hodnotu výčtu je odpovědná jiná osoba. Díky tomu, si každý může ohlídat stav, za který je odpovědný. Jakmile dojde ke změně stavu na Vámi hlídanou hodnotu, dostanete okamžitě upozornění do aplikace i do emailu. Typ hlídače „podle hodnoty detailu“ můžete nastavit i pro hlídání detailu ve všech záznamech v evidenci.

 

Upozornění na výročí

Potřebujete upozornit na výročí nějakého termínu, které má měsíční, kvartální, pololetní nebo roční periodicitu? Od toho tu je hlídání výročí, které Vás ve Vámi nastaveném předstihu na dané výročí upozorní. 

Hlídače je možné nastavit na periodicitu jednoho roku až po maximální periodicitu jednou za 15 let. Má nějaký Váš majetek revizi s periodicitou jednou za 9 let? Nastavte tedy periodicitu daného hlídače a určete kolik dní předem chcete být upozorněni. Pokud například nastavíte periodicitu jednou za 9 let a 30 dní předem s datumem 10. 10. 2010 dostanete notifikaci 10. 9. 2019 v emailu a v aplikaci. Tento druh hlídače je možné nastavit pro hlídání napříč všemi záznamy v evidenci.

 

Pokud jsou hlídače správně nastaveny, najdete u každého detailu položky zeleně svítící ikonu Vašeho hlídače .

Všechny své nastavené hlídače, včetně těch, kde jste byli nastaveni jinou osobou jako příjemce upozornění, vždy vidíte na své domovské stránce v záložce Hlídači.

 

Upozornění v aplikaci a v emailu

Upozornění Vám přijde do aplikace.

Při kliknutí na upozornění a po vyřízení napište pro ostatní zprávu a označte upozornění za vyřízené. V případě, že z upozornění plyne úkol, je potřeba dokončit úkol a následně se upozornění označí jako vyřízené.

Upozornění Vám také přijde do emailové schránky s odkazem na inbox v aplikaci.