Tento článek je určený pro administrátory a správce distribučních listů. Správce distribučních listů je zaměstnance, který distribujuje směrnice vůči zaměstnancům Vaší společnosti.

 

Jak začít využívat seznamování se směrnice v prostředí OneSoft Connect?

 

Provedeme Vás jednoduchým návodem, jak si nastavit tuto funkci pro Vaše potřeby.

Krok 1. Zkontrolujete, že Vaše aplikace je provozovaná v minimálním cenovém plánu Company.

Krok 2. Nainstalujte si evidenci "Směrnice". Jak instalovat novou evidenci, najdete v tomto samostatném článku.

  • upravte si šablonu (předdefinovanou strukturu) evidencí tak, aby odpovídala potřebám toho, co Vaše firma potřebuje v kontextu směrnic evidovat
    • vytvořte detaily, které chybí (návod zde),
    • upravte si stávající detaily (název, ale i typ pole) (návod zde),
    • zbavte se všech nepotřebných detailů (návod zde);
    • zakládejte / upravujte / deaktivujte skupiny detailů (návod zde)
  • vytvořte kategorie pro své položky (návod zde)

Krok 3.  Nahrajte do příloh směrnici, se kterou chcete zaměstnance seznamovat. Ideálně ve formátu PDF a prohlaste jí za platnou a účinnou v režimu řízené dokumentace. Pro spuštění seznamovacího procesu musí být daná směrnice platná a účinná.

Krok 4.  Administrátor systému nyní může zaměstnance rozdělit do skupin pro jednoduší distribuci směrnic. Zaměstnanci, kteří nebudou zatříděny do skupin mohou být vybráni dle jména.

 

Krok 5. Administrátor systému může na uživatelskou roli povolit funkci „Správa distribučních listů", která bude řídit seznamovací procesy uvnitř společnosti. Role, která dostane povolené toto nastvení, najde na své "Homepage" možnost si zapnout funkcionalitu "Správa distribuční listů". Toto nastavení najdete přímo v nastavení role v pravém horním rohu.

Pro uživatele systému, kteří se budou pouze se směrnicemi seznamovat vytvořte speciální roli nebo využijte námi připravenou roli "zaměstnanec" u této role povolte na stejném místě aplikaci "Seznamování se směrnicemi" a startovací stránku nastavte na "Seznamování se směrnice". To znamená, že uživatelé se budou přihlašovat a seznamovat prostřednictvím speciální aplikace, která je k tomu určená.

Krok 6. Po přihlášení má možnost daná role si na "Homepage" zapnout Správu distribučních listů.

Krok 7. Nyní se již naučíme vytvářet distribuční listy. Zvolte název distribučního listu a dejte „Přidat“. Určete termín, do kdy se zaměstnanci mají s danou směrnicí seznámit. Vyberte členy (buď skupiny uživatelů, nebo jednotlivé uživatele). Pokud by uživatel byl ve více skupinách, dostane notifikaci o nové směrnici pouze jednou. Dále vyberte směrnici z databáze Vašich směrnic, se kterou se mají uživatelé seznámit. Po vyplnění těchto tří podmínek, uložení a zavření této bubliny, dojde k automatickému spuštění distribuce směrnice.

U každé směrnice následně najdete informaci o procentu seznámení se s danou směrnicí. Máte možnost po ukončení seznamování směrnici Archivovat, vytisknout si výsledky seznámení nebo směrnici úplně odstranit.

 

Notifikace uživatelů po distribuci nové směrnici

 

Pokud je směrnice platná a je připravený distribuční list, začnou uživatele dostávat notifikace o nové směrnici se kterou se mají seznámit, podle následujících termínů:

- V případě distribuce nové směrnice, dostanou uživatele notifikaci do e-mailu v 6:00 ráno následujícího dne

- 3 dny před koncem termínu seznámení se směrnici 

- V den konce platnosti termínu seznámení 

- Každý den po konci termínu seznámení, celkem maximálně 11 dnů po konci seznámení

 

Přejeme Vám příjemné používání aplikace OneSoft Connect pro Vaše seznamování