Začínáte s novou evidencí? Zvolte vhodnou strukturu položek.

Hned na začátku doporučujeme si vybrat strukturu, která je pro Vaše záznamy nejvhodnější, a té se držet. Zde jsou dva způsoby strukturování položek v evidencích, které se dají kombinovat (v rámci jedné evidence nicméně doporučujeme pro přehlednost zachovat pouze jeden typ struktury):

1. Položky jako jednoduchý seznam 

V jednoduchosti je síla, mějte vaše položky řazené jednoduše a přehledně do jednoduchého seznamu.

  • Položky nejsou hierarchicky seřazeny, všechny jsou na stejné úrovni (bez odsazení zleva)
  • Přehlednost do evidence může například vnést zavedení kategorií položek, do kterých jsou položky řazeny. Použití kategorií má za následek to, že před názvem položky v seznamu bdue vždy i ikona kategorie, do které byla položka zařazena.
  • Nezapomeňte také na možnost položky si řadit a filtrovat podle Vámi vybraných kritérií.
  • Pokud by bylo potřeba, můžete vytvořit i klasické složky, jako na Vašem PC.

2. Položky jako strukturovaný seznam

Pokud potřebujete naznačit hierarchii mezi položkami tak, aby byla na první pohled vidět, toto je správná volba.

  • položky jsou hierarchicky seřazeny, jedna položka tedy může zahrnovat vícero dalších položek - tyto položky pak mají před sebou symbol trojúhelníčku, který umožní "rozrolovat" seznam hierarchicky podřazených položek

 

Nastavení zakládání nových položek do evidencí:

Administrátor určuje, jaké údaje bude potřeba vyplnit, aby mohla být nová položka založena.

Zároveň i určí, zda nově zakládané položky mají být zatříděné do určité kategorie. Třídění položek do kategorií je výhodné, pokud budete chtít jednoduše a rychle vyhledávat dané položky. Zároveň vám využívání kategorií zjednoduší určování přístupu k datům jednotlivých rolí uživatelů.

V každé evidenci si můžete přidal libovolný název k tomuto tlačítku. To znamená, že například v evidenci projektů bude "Přidat nový projekt" a v evidenci smluv může být "Přidat novou smlouvu". Toto nastavení provede administrátor v nastavení dané evidence.

Administrátor dále určí, do jakých kategorií mohou být nové položky zakládány a dále může nastavit informaci, ze kterých detailů se bude vytvářet název položky.