Organizace, řízení a koordinace práce, čili task management, je neodmyslitelnou součástí OneSoftu. 

OneSoft dokáže úplně nahradit veškerou vnitrofiremní e-mailovou komunikaci včetně té, kde spolu zaměstnanci řeší, co je třeba udělat, předkládají návrhy, žádají se vzájemně o pomoc nebo o radu... Zkrátka spolupracují. Není divu, že jsme pak zahlceni e-maily, které snadno a rychle zapadnou pod záplavou nově příchozích...

 

Řízení práce ve OneSoftu...

  • vám rapidně sníží zahlcení e-maily,
  • zpřehlední komunikaci a zjednoduší a zefektivní spolupráci,
  • umožní snadné delegování úkolů,
  • umožní snadné zapojení do plnění úkolů nebo práce na projektu,
  • umožní snadné zastoupení zaměstnance v případě absence.

K tomu získáte přehled nad svými vlastními úkoly, a to nejen těmi, které jste si sami zadali, ale i těmi, na kterých se máte podílet nebo které vám založil váš nadřízený či kolega.

 

Jak takový úkol vypadá?

Například takto:

  • Za každý úkol musí být vždy označena (jen) jedna osoba jako zodpovědná. Ve OneSoftu to tedy bude černé na bílém ;) 
  • Jako sledující uživatelé jsou označeni ti, kdo by se mohli nějakým způsobem podílet na splnění úkolu nebo mají být o jeho plnění informováni. Pouze tito uživatelé OneSoftu daný úkol "uvidí". Všem ostatním zůstane skrytý a nebude je rozptylovat.
  • Každý úkol má svůj název a automaticky přiřazené identifikační číslo, podle kterého je velmi snadno dohledatelný.
  • U každého úkolu je prostor pro komentáře, diskuzi odpovědného a sledujících. Veškerá komunikace tak bude zaznamenávána v souvislostech, už žádné ztracené e-maily, zapomenutí vložení účastníků komunikace do kopie, e-maily bez úvodu, k čemu se vztahují, nebo připomínání toho, o co vlastně šlo.
  • Pokud je to třeba, může se také určit datum, do kdy má být úkol splněný. Odpovědná osoba pak může nastavovat, na kolik procent je úkol hotový, čímž se opět může vyhnout e-mailům s dotazy na to, jak na tom je.

A další. 

Úkoly mohou buďto stát samy o sobě, nebo být přivázané k něčemu dalšímu ve OneSoft, jako například k určité položce v evidenci (tzn. k firmě, zaměstnanci, faktuře, majetku, atd.), k určitému detailu, k určitému zápisu ze schůzky atd.

 

Jak se úkoly vytváří naleznete v tomto článku

 

Jak změnit odpovědnou osobu?

Aby mohl uživatel být nastaven jako odpovědná osoba, musí být nejprve přiřazena jako sledující. Teprve pak...

Krok 1. Klikněte na jeho/její profilový obrázek v kolonce sledujících

Krok 2. Nastavte ho/ji jako odpovědnou osobu. Bývalá odpovědná osoba je automaticky přeřazena do sledujících.

 

Jak a kde se úkoly zobrazují?

V postranním menu, které je vždy po ruce, naleznete pod volbou "úkoly" přehled všech úkolů, které se vás (jako uživatele) týkají.

  • V horní části se zobrazují úkoly, za které jste odpovědný/á. Nové úkoly ve žlutém poli, ty, na kterých pracujete v zeleném, a ten den dokončené úkoly v šedém. Z jedné sekce do druhé je můžete přesouvat pomocí drag & drop.
  • Ve spodní oranžové části najdete všechny úkoly, u kterých jste nastavený/á jako sledující, tzn. včetně těch, které jste vy sám/sama vytvořil/a (pak jste nastaven/a jako sledující automaticky).

 

Jak sledovat všechny úkoly?

Bojíte se, že to neuhlídáte? Ale ano. Jakmile je něco nového v jakémkoli z úkolů, které se vás týkají, dostanete upozornění, a to buďto přímo ve OneSoftu, pokud jste online, nebo do své e-mailové schránky, pokud jste offline.

Upozornění ve OneSoftu vypadá tak, že vám "zazvoní zvoneček" v horní liště. Pokud na něm svítí červené číslo, máte nová upozornění. Je možné i zpětně dohledat všechna upozornění, která jste obdrželi, a to ve vašem "inboxu", který se otevírá přes postranní nabídku. 

Všechny Vaše úkoly, které mají daný termín, do kdy mají být hotové, se dále zobrazují v kalendáři. V kalendáři si můžete úkoly zobrazit dvěma způsoby. První je klasický měsíční kalendář, druhou je varianta zobrazení pomoci timeline.

 

Jak vyhledávat úkoly?

Vyhledávat úkol je možné hned podle několika kritérií.

Nejjednoznačnější je vyhledávání podle čtyřmístného identifikačního čísla úkolu.

Velmi užitečné je vyhledávání podle klíčových slov. Vyhledávací nástroj tak zobrazí všechny úkoly, které ve svém názvu nebo popisu obsahují vyhledávané slovo.

Úkoly dále můžete filtrovat podle termínu splnění, přidělených tagů, statusu, uživatelů, kterých se úkoly týkají, a podle toho, k čemu jsou úkoly přiřazeny. Kombinace filtrů si můžete uložit, ty se pak zobrazí ve výběru filtrů v záložce "moje uložené".

Jak vyhledávat v již dokončených úkolech?

Dokončené úkoly, ať už ty Vaše nebo ty, které jste sledovali, můžete najít přes globální vyhledávání ve OneSoftu (v horní liště).