Import: Naplňte svůj OneSoft vlastními daty

Důrazně doporučujeme tento článek před zahájením IMPORTU prostudovat celý.

Proces importování je nevratný z následujících dvou důvodů:

  • špatně importované záznamy nejdou hromadně smazat. Jinými slovy, v případě neúspěšného importu by bylo nutné smazat všechny importované položky jednu po jedné
  • pozdější import dalších detailů (podrobností k položkám) není možný

Proto by měl být proces importování otestován na několika položkách ještě před tím, než budete importovat svou kompletní databázi.

---------

Co je to import?

Import Vám umožní nahrát hromadně data do OneSoftu a tím Vám ušetřit spoustu času, který byste museli jinak strávit ručním přepisováním údajů. Importováním můžete naplnit evidence položkami, například údajích o firmách, o zamšstnancích, o projektech atd. Data lze importovat do jakékoliv evidence. Jediné, co k tomu potřebujete, jsou data ve formátu XLS.

Pokud skladujete svá data v jiném softwaru a rádi byste je propojili s OneSoftem, jednalo by se o integraci. V takovém případě se obraťte na naši podporu sales@onesft.com.

 

Jak importovat data do Onesoftu?

Nejdříve je nutné připravit soubor v Excelu se VŠEMI daty, které máte o položkách k dispozici a které chcete importovat do (pouze!) jedné evidence. V druhém kroku je třeba připravit prostředí OneSoftu pro import, to znamená upravit šablonu evidence tak, abychom měli pro každou podrobnost o položce, kterou chceme importovat, připravený detail ("kolonku"). Ve třetím kroku se importují data do evidence.

 

Podrobný návod:

Krok 1. Připravte si soubor Excel se všemi daty (položky a jejich detaily), která chcete importovat to jedné evidence tak, jak vidíte na obrázku níže, a soubor uložte do svého PC. V našem případě připravujeme import do evidence zaměstnanců.

Postup:

1. První řádek tabulky: vložte názvy sloupců (např. Jméno, Příjmení, Titul, Národnost atd.). Tyto názvy by měly být shodné s názvy detailů v aplikaci OneSoft. Pozor na mezery, před ani za textem se žádná nesmí objevit (špatně: " datum podpisu", dobře: "datum podpisu"). Pořadí sloupců nehraje při importu roli. V názvu sloupce v Excelu se nesmí objevit uvozovky.

2. Do ostatních řádků tabulky vložte data pro import podle tohoto principu: 1 řádek = 1 položka. Kromě řádku s názvy musí každý jeden řádek obsahovat detaily k jedné položce (nemusí být vyplňeny všechny buňky jako na obrázku). Zahrňte všechny detaily, které máte o položkách k dispozici! Pozdější import doplňujících informací o již importovaných položkách nebude možný, jelikož každý import s sebou nese vytvoření nových položek. Pořadí položek nehraje při importu roli. Opět pozor na mezery před a za importovanou hodnotou!

3. Upravte formát buněk v Excelu tak, aby byl shodný s formátem polí detailů ve oneSoftu. Všechny hodnoty v jednom sloupci tedy musí být ve vhodném formátu, např. buňky ve sloupci „jméno“ musí být v textovém formátu, buňky ve sloupci "datum narození" ve formátu datum (dd.mm.rrrr), atd.

Problémy mohou vyvstat z:

- vzorce: buňky tabulky nesmějí obsahovat vzorce!

- skryté řádky (použítí filtrů): nástroj pro import naimportuje všechny řádky tabulky, ať už jsou viditelné, nebo v danou chvíli skryté

- mezery před nebo za názvem sloupce nebo hodnotou buňky

Speciální případ: Chcete-li připravit tabulku i pro import detailu typu vazba, je to možné. Do buňky s hodnotou vyplňte názvy položek, na které chcete vazbu vytvořit, oddělené středníkem (";"). Příklad: při importu zaměstnanců potřebujete vytvořit vazby na firemní majetek (položky v evidenci majetku), který jim byl svěřen. Do příslušné buňky tedy napíšete například "Samsung Galaxy S8 001;HP keyboard 4627499;computer DELL 437027".

 

Krok 2. Připravte pro import své prostředí OneSoft. V roli administrátora upravte šablonu evidence tak, aby obsahovala všechna pole, resp. detaily, které chcete importovat. Ujistěte se, že všechna pole detailů pro import jsou ve vhodném formátu (např. formát "jednořádkový text" pro detail "Příjmení"), který je shodný s formátem sloupce v excelovém souboru. 

Na obrázku níže má každý sloupec z excelového souboru již připravený svůj ekvivalent ve OneSoftu. Kdyby tomu tak nebylo, bylo by třeba založit nový detail, například "vzdělání". Návod, jak na založení a editaci nových detailů najdete zde.

Krok 3. Začínáme importovat. Klikněte na ikonu pro import dat do evidence, pro kterou máte připravený soubor v Excelu:

Krok 4. V dialogovém okně, které se otevře, klikněte na ikonu ozubeného kolečka vlevo dole. Tím se otevře další dialogové okno, ve kterém je potřeba udělat poslední nastavení. Důrazně doporučujeme nejprve otestovat import na malém vzorku dat (soubor o 2-3 záznamech)! Teprve pokud import proběhne podle Vašich požadavků, importujte finální soubor.

Krok 5. Nejprve musíme vyplnit číslo řádku, ve kterém se v Excelu nacházejí názvy jednotlivých sloupců. V našem případe je to "1".

Krok 6. Zkopírujte a vložte (Ctrl+C a Ctrl+V) název libovolného sloupce v Excelu do levého políčka řádky #1 importního formuláře. Pokud upřednostňujete ruční psaní před kopírováním, hlídejte si i velká a malá písmena.

Krok 7. V pravém políčku řádky #1 importního formuláře vyberte z nabídky cílovou destinaci, tzn. ten detail položky ve OneSoftu, do kterého chcete naimportovat hodnotu z daného sloupce excelového souboru. V nabídce jsou dvě speciální akce (možnosti), viz. níže.

V nabídce akcí najdete dvě speciální možnosti:

"Uložit hodnotu do: Název položky":

Tato akce se musí v importním formuláři vyskytnout! Aneb bez názvu položky to nejde, nástroj pro import musí vědět, jak položku pojmenovat. Tento název se následně zobrazí v seznamu položek evidence. Mimo jiné to znamená, že při každým importu musí nutně dojít k vytvoření nových položek.

"Vytvořit souvislost na položku v evidenci:":

Tato akce je vhodná, pokud chcete současně s importováním dat do jedné evidence zároveň vytvořit i vazby na položky v jiné evidenci. Vazbu je možné vytvořit na již existující položky, i je možné tyto položky v jiné evidenci současně s importem vytvořit.

Vezměme si tento příklad: Při importu aplikací (do evidence aplikací) máme možnost současně vytvořit vazby na zaměstnance, kteří tyto aplikace používají. V tomto případě bychom nejprve museli vytvořit detail pojmenovaný například "kdo ji používá" v evidenci aplikací (ve formátu speciální > vazba). V excelové tabulce potřebujeme mít sloupec, do kterého zkopírujeme (přesně!) jména zaměstnanců resp. názvy položek v evidenci zaměstnanců, kteří aplikaci používají (jména oddělíme středníkem bez mezery za ním). Poté můžeme začít importovat. Do importního formuláře zadáme následující:

Příklad 2: Pokud jsme dosud nevedly záznamy o tom, který zaměstnanec má přidělané které klíče (klíče od hlavního vchodu, klíče od skladu 1 atp.), můžeme současně s importem zaměstnanců (včetně všech detailů) vytvořit i položky v evidenci klíčů (bez detailů). V tomto případě bychom nejprve museli vytvořit detail "klíče" v evidenci zaměstnanců (ve formátu speciální > vazba), dále vytvořit evidenci "Klíče" a pak můžeme začít importovat. Do importního formuláře zadáme následující:

 

Krok 8. Pokračujte stejným způsobem, dokud nebude mít každý sloupec z excelového souboru určeno, kam se mají hodnoty do OneSoftu uložit. Z každého řádku (kromě toho s názvy sloupců) bude vytvořena jedna položka.

Pozor: Akce "Uložit hodnotu do: Název položky" se musí ve formuláři vyskytnout. Název položek je možné dodatečně změnit nebo automaticky vygenerovat u všech položek evidence najednou na základě jednoho nebo více detailů (viz. návod níže).

Krok 9. Potvrďte kliknutím na OK

Krok 10. Nahrajte excelový soubor připravený pro import

Krok 11. Dokončete kliknutím na "import"

 

Pokud se zobrazí hlášení o chybě, žádná data nejsou importována.

Pokud se zobrazí zpráva, že import proběhl v pořádku, gratulujeme! Vaše evidence byla právě naplněna Vašemi daty:

Jak vygenerovat nové názvy položek

Jelikož při importu bylo názvem položky zvoleno číslo, provedeme nyní úpravu názvů položek tak, aby se zobrazovalo jméno a příjmení.

Stačí jít do nastavení detailu Jméno a Příjmení a zaškrtnou možnost "Použít pro vytvoření položky". Toto pole musí být zaškrtnuto u detailu Jméno i Příjmení. Tímto postupem můžete vygenerovat název položky z jakéhokoliv detailu v evidenci.

Nyní již stačí jít do nastavení dané evidence do sekce "další nastavení" a kliknout na "generování názvů položek". 

Zde již vidíte finálně přejmenované položky a import je tedy kompletní. Tento postup lze aplikovat na jakoukoli evidenci.

 

Rádi pro Vás zajistíme import položek. V případě zájmu nás kontaktujte na chatu případně na emailu: sales@onesft.com .

 

Export

Proces exportování dat z OneSoft Connect je identický s procesem generováním reportů (článek zde).