Systémy pro řízení lidských zdrojů bývají často natolik komplexní, až se z nich vytrácí uživatelská přívětivost. Na druhou stranu, vést tyto záznamy pouze v papírové podobě nemusí být v dnešní době dostačující.

Co je personalistika a řízení lidských zdrojů (Human Resources)?

Je to oblast procesů v organizaci, která se zabývá řízením a rozvojem lidských zdrojů.

 

Jaká data spadají do této oblasti?

 

Jedná se především o tyto typy dat:

  • evidence zaměstnanců
  • evidence uchazečů o pracovní pozice
  • evidence pracovních smluv
  • evidence odpracované doby, dovolené a nemocenské
  • evidence lékařských prohlídek
  • zaměstnanecké benefity
  • školení, seznámení zaměstnanců se směrnicemi a dalšími důležitými dokumenty
  • pracovní pozice, pracovní náplně
  • organizační struktura
  • hodnocení zaměstnanců
  • evidence firemního majetku, který byl svěřen zaměstnancům (klíče, razítka, IT vybavení atd.)
  • evidence pracovních pomůcek
  • zpracování, zúčtování a vyplácení mezd a platů
  • atd.

 

Co bychom tak měli čekat od systému / softwaru / aplikace pro personalistiku a řízení lidských zdrojů?

Systém by Vám měl umožnit vést záznamy o lidech ve Vaší firmě, zpracovávat je a řídit lidský kapitál směrem k rozvoji jednotlivců, týmů a tím i celé organizace. Jde tedy o tyto tři oblasti:

 

1. Personální administrativa - vést přehledné záznamy o lidech ve firmě

Jde o evidenci údajů o zaměstnancích, případně i o externistech, které jsou důležité ať už z právního nebo z praktického hlediska. Systém by tedy měl být dostatečně flexibilní na to, aby umožnil zaznamenávat přesně ty údaje, které Vaše organizace potřebuje (nahrávání souborů areportů přímo k jednotlivým profilům, záznamy o tom, jaký majetek jim byl svěřen, jaká smlouva s nimi byla uzavřena atd.).

Na základě těchto údajů by mělo být možné vygenerovat celou organizační strukturu firmy, která může být dále použita například v řízení lidských zdrojů.

Je také žádoucí, aby v tomto systému bylo možné vyřizovat zaměstnanecké žádosti (žádosti o dovolené aj.).

Jelikož je velké množství těchto údajů citlivých, je třeba, aby bylo možné zaručit, že k nim budou mít přístup pouze pověřené osoby.

 

2. Platy a mzdy - vše od evidování všech podkladů pro platy a mzdy až po jejich zúčtování a vyplácení

Odměňování pracovníků je důležitou součástí personalistiky. Jde tedy o evidenci všech informací, na základě kterých jsou vypočítávány odměny, samotné vypočítávání odměn, jejich vyplácení, ale třeba i komunikaci s úřady. Pro tuto oblast existuje celá řada specializovaných systémů.

 

3. Řízení lidských zdrojů - cílem je optimalizace využití lidského potenciálu ve firmě včetně profesionálního rozvoje stávajících zaměstnanců, vytváření nových pozic a vedení příjímacích řízení

Do této oblasti spadá například školení zaměstnanců, seznamování zaměstnanců se směrnicemi a dalšími důležitými dokumenty a vedení či dohlížení na zaškolování nových zaměstnanců (onboarding). Sytém by také měl ulehčit a zpřehlednit řízní příjímacích řízení na stávající i na nové pozice.

 

Proč je tedy výhodné používat systém pro řízení lidských zdrojů?

Data v tabulkách či, ještě hůř, v papírové podobě, jsou jednoduché, prosté evidence. Data jsou zde položena vedle sebe, to znamená, že práce s daty je zcela na Vás. Systémy pro řízení lidských zdrojů nejen že data skladují, ale jsou schopny s nimi i efektivně pracovat a tím Vám rapidně ulehčit práci.

Je tu i další výhoda oproti počítačovým tabulkám. Systém dokáže zaručit, že data jsou stále aktuální, přičemž zaznamenává plnou historii. Ušetříte tak čas Vám i Vašim kolegům, na které byste se jinak museli obracet s žádostí o aktuální záznamy. Přitom export dat do tabulkové podoby Vám umožní získat o datech přehled přesně tak, jak jste na to možná zvykí.

 

 

Data, která zaznamenáváte, si pochopitelně můžete sami určit podle potřeby Vaší organizace. Měla by zde být i možnost vytvoření kategorií personálu (např. zaměstnanci, externisté, partneři atp.). To proto, že pro každou z těchto kategorií budete s největší pravděpodobností potřebovat vést rozdílné záznamy.

Systém Vám také umožní držet si neustálý přehled, a to díky několika aspektům. Prvním jsou jednoduché analýzy a grafy, které jsou pro Vás neustále připraveny. Druhým je zasílání Vámi definovaných upozornění na důležitá data, termíny, ale třeba i změny v důležitých záznamech. Třetím aspektem je možnost provazovat jednotlivé informace mezi sebou tak, aby dal vzniknout komplexnímu přehledu o všech souvislostech jednotlivých údajů. Tak budete mít například možnost na pár kliknutí dohledat všechen majetek, který byl zaměstnanci svěřen, či všechny projekty, kterých se účastní.

 

 


Jak začít?

Na začátku je třeba vybrat software, který bude nejlépe vyhovovat potřebám Vaší organizace.

OneSoft Connect je příkladem softwaru pro základní řízení lidských zdrojů a personalistiku. V následující části najdete praktický návod, jak připravit OneSoft k použití.

 

NASTAVENÍ PROHLÍŽEČE

1. Po vygenerování svého OneSoftu zdarma z těchto webových stránek doporučujeme snížit přiblížení v prohlížeči na 80%

 

PŘIZPŮSOBTE EVIDENCI ZAMĚSTNANCŮ NA MÍRU SVÉ ORGANIZACI

2. Otevřete evidenci zaměstnanců (v záložce "zaměstnanci" vpravo nahoře). Zobrazí se Vám úvodní stránka evidence.

3. Na zkoušku si vytvořte jednu novou položku a tu pak otevřete, nebo otevřete podrobnosti (detaily) k již existující položce (která nese Vaše jméno). Tyto detaily (ne to, co je vyplněno, ale "název políčka") budou společné pro všechny položky téže evidence.

Chcete rozlišovat mezi zaměstnanci, externisty, poskytovateli služeb a dalšími? Jsou tu pro Vás kategorie. Výhodou kategorií je mimo jiné to, že pro každou z nich můžete nastavit jiné detaily (návod na vytvoření zde). Pokud by kategorie z nějakého důvodu nevyhovovaly, lze také vytvořit další evidence, a to buďto ze šablony, nebo lze založit prázdnou evidenci, kde si vše vytvoříte sami od začátku (návody zde).

4. Po prohlédnutí předpřipravených detailů pro evidenci zaměstnanců je čas na jejich přizpůsobení

Jako administrátor můžete smazat (resp. deaktivovat) nepotřebné, upravit stávající i vytvořit nové detaily (podrobné návody zde). Stačí najet myší na název detailu a tím se vedle názvu zobrazí ikona tužky. Po kliknutí na tuto ikonu se otevře dialogové okno, ve kterém buďto jen odškrtnete políčko "aktivní" pro smazání detailu, nebo urpavíte název a vlastnosti detailu a uložíte. Nový detail lze vytvořit kliknutím na zelené plusko na konci stránky s detaily položky.

5. Roztřiďte detaily do srolovatelných úseků (skupin detailů)

Kromě větší přehlednosti získáte i možnost dávat / odebírat přístup k jednotlivým skupinám dalším uživatelům (které později pozvete), resp. uživatelským rolím, které jim budou přiřazeny. Jelikož dávat / odebírat přístup uživatelským rolím na úrovni detailů není možné, skupina detailů je nejmenší možnou jednotkou, pro kterou to možné je. Podrobné návody na založení, editaci a smazání nalezente zde.

6. Do takto připravené evidence můžete importovat svá data (podrobný návod zde). Pokud byste chtěli mít ve OneSoftu i související dokumentaci, můžete nahrát tyto soubory, například životopisy, jako přílohy (návod zde). Co se týče zaměstnaneckých smluv, doporučujeme nahrát jejich plné znění do evidence smluv, nikoli zaměstnanců, a vytvořit mezi nimi "souvislost".

Co je to souvislost se dozvíte zde. Návod na to, jak vytvořit detail typu vazba, najdete zde.

8. Posledním krokem přípravy evidence může být vylepšení vizuální stránky dashboardu (úvodní stránky) evidence (návod zde). Můžete také přidat logo firmy na přihlašovací stránku Vašeho OneSoftu (návod zde).

Takto může vypadat evidence, ve které se již nějakou dobu pracuje:

 

PŘIZPŮSOBTE SI EVIDENCI SMLUV A EVIDENCI ORGANIZACE

Podobně, jako jste si přizpůsobili evidenci zaměstnanců, si teď můžete přizpůsobit evidenci smluv pro evidování (nejen) zaměstnaneckých smluv.

Tipy pro evidenci smluv:

  • Jelikož v této evidenci nejspíše povedete smlouvy různé povahy (dodavatelské smlouvy, smlouvy s partnery, kupní smlouvy, smlouvy o pronájmu a další), doporučujeme začít vytvořením kategorie "zaměstnanecké smlouvy" (návod na vytvoření kategorie zde).
  • Jednotlivé smlouvy importujte jako jednotlivé položky. Ke každé položce - smlouvě pak můžete například nahrát soubor s plným zněním smouvy.

Tipy pro evidenci organizace:

  • V této evidenci veďte záznamy o jednotlivých odděleních, pozicích apod. ve vaší organizaci. Ke každé pozici pak připojte popis, za co je daná pozice odpovědná, s jakými dokumenty se musí seznámit, datum poslední lékařské prohlídky atd. 
  • Vytvořte si pole typu vazba, kde budete zaznamenávat, kdo z vašich zaměstnanců tuto pozici zastává (návod zde), čímž se vytvoří souvislost mezi zaměstnanci a jimi zastávanou pozicí

 

NAINSTALUJTE SI EVIDENCI UCHAZEČŮ O PRÁCI A EVIDENCI MAJETKU

Evidence uchazečů a evidence majetku jsou dostupné k doinstalaci ze šablony. Návod, jak na to, naleznete zde. Přizpůsobte si tyto evidence podobným způsobem jako obě předchozí evidence.

Tip pro evidenci majetek:

  • Propojte evidovaný majetek se zaměstnanci, kteří ho dostali přidělený. Tento jednoduchý krok vám zajistí, že například při odchodu zaměstnance budete na jedno kliknutí přesně vědět, který majetek má před svým odchodem vrátit, protože veškerý majetek, který mu byl přidělen, se bude zobrazovat v jeho souvislostech.

 

POZVĚTE KOLEGY

Pokud se tak již nestalo, pozvěte do OneSoftu své kolegy. Hned na začátku je vhodné zvážit, zda je vhodné, aby všichni Vaši kolegové měli přístup ke všem informacím a opravnění v nich upravovat, mazat atp. Pokud ne, ještě před pozváním svých kolegů vytvořte uživatelské role (tj. kombinace oprávnění), které jim následně přidělíte (návod zde).

 

JAK S EVIDENCEMI PRACOVAT

 

  • Vytvářejte souvislosti mezi evidencemi - nejlepším způsobem je vytvoření vazby přímo na základě vyplnění hodnoty detailu. Například v šabloně (mezi před-definovanými detaily) evidence zaměstnanců je pole "pozice", které je nastaveno jako speciální pole pro vytvoření souvislosti, tzn. detail se vyplňuje tím způsobem, že uživatel vybere z položek v určené evidenci, v tomto případě z evidence "organizace".

 

 

  • Nahrávejte přílohy k položkám nebo i k jejich jednotlivým detailům - nahráním přílohy, která může být v jakémkoli formátu, soubor nasdílíte s ostatními uživateli Vašeho OneSoftu; pokud bude třeba soubor aktualizovat, jednoduše starou verzi smažete a nahrajete novou

 

  • Vytvářejte úkoly - ty se můžou a nemusí vztahovat k nějaké položce, stejně jednoduše, jako si vytvoříte úkol pro sebe, můžete vytvořit i úkol pro svého kolegu a sledovat jeho plnění

 

  • Vytvořte si své hlídací psy k jednotlivým detailům těch položek, které jsou pro Vás důležité - hlídači Vám pošlou upozornění na cokoliv jim řeknete a také kdykoliv jim řeknete (např. pošli upozornění 3 měsíce před koncem zaměstnanecké smlouvy)

 

  • Dělejte si soukromé nebo sdílené poznámky k položkám

Historie veškerých změn se zaznamenává na pozadí a je plně auditovatelná. Nemusíte se tedy bát, že by některý z uživatelů mohl anonymně "škodit".