Potřebujete vybrané projekty, zakázky či cokoliv dalšího sdílet s lidmi mimo Vaši firmu? Od toho jsou hosté, kteří umožňují zpřístupňovat vybrané informací lidem z vnějšího okolí Vaší firmy, nejčastěji jde o Vaše zákazníky, partnery, dodavatelé a další). Hosta je možné pozvat ke konkrétní položce v evidenci (např. k projektu nebo zakázce), kde mu zpřístupníte pouze informace, které chcete.

Pokud potřebujete vy nebo někdo z vašich kolegů k nějaké položce (projektu, zakázce) v evidenci pozvat partnera, zákazníka nebo dodavatele, obraťte se na administrátora Vašeho systému. Ten nejprve musí povolit zvaní hostů do Vaší aplikace OneSoft Connect. Toto i ostatní nastavení ohledně hostů je dostupné v sekci „Spravovat“, dále v záložce „Evidence“ klikněte na evidenci pro kterou chcete umožnit zvát hosty a následně otevřete možnost „Správa extranetu“.

Zobrazí se vám menu pro nastavení hostů. Zde je potřeba povolit zvaní hostů (partnerů, dodavatelů nebo zákazníků) v evidenci. Důležité je zmínit, že s hosty můžete sdílet detaily o dané položce (projektu), přílohy uložené u projektu, úkoly a poznámky.  Nyní můžete hostům povolit přidávání úkolů, ale nezapomeňte také určit odpovědnou a sledující osobu/y, protože jinak host nebude mít možnost vytvořit žádný úkol. Pro úkoly můžete povolit taky možnost nahrávání příloh do úkolů. Hodí se to hlavně v situacích, kdy host Vám kromě založeného úkolu pošle i nějakou přílohu (např. dokument, fotografii)

Dále lze hostovi povolit vytváření poznámek, které vidí pouze sám host a nemá možnost je s někým sdílet. Další možností je povolení přidávání příloh k položce do záložky „Přílohy“, host může jím nahrané přílohy zároveň i mazat.

Pokud potřebujete, aby host (váš partner, zákazník nebo dodavatel) byl upozorněn kdykoliv se změní stav úkolu např. z „Nový“ na „Dělám“ nebo aby byl upozorněn kdykoliv zaměstnanec, který má úkol na starosti, přidá nový komentář, zaškrtněte daná upozornění v nastavení. Upozornění se zobrazují hostovi na jeho nástěnce v přehledu a na nástěnce u jednotlivých položek, ke kterým má přístup a zároveň dostane notifikaci i do emailu.

Poslední sekcí v nastavení je zobrazování vybraných detailů. Určitě nad vybranou položkou vedete informace, které jsou pouze pro Vaší interní potřebu, ale zároveň je tam celá řada informací, které by měl vidět i host. Například, když jako hosta pozvete Vašeho subdodavatele na nějaký projekt. V tomto případě je s ním vhodné sdílet například název a popis projektu, termín ukončení jednotlivých etap atd. Zde máte tedy možnost zaškrtnou vybrané detaily, u kterých potřebujete, aby je host (partner, zákazník nebo dodavatel) u položek z dané evidence viděl (např. fáze projektu).