Jaký je rozdíl mezi uživatelem OneSoftu a hostem?

Své spolupracovníky zvěte do OneSoftu jako uživatele. Třetí strany (např. zákazníci, partneři, dodavatelé), kterým byste chtěli nasdílet jen konkrétní data, zvěte do OneSoftu jako hosty.

  • zobrazení OneSoftu: pro hosty je připraveno speciální prostředí, které je zcela odlišné od klasického zobrazení OneSoftu, jako je představeno například v článku Více o tom, co vidím na obrazovce.
  • oprávnění: narozdíl od uživatele, host nedostane přidělenou roli, podle které jsou mu přidělena oprávnění (co vidí a co může dělat). Jeho prostředí je defaultně prázdné. Naplňuje se pouze informacemi, které mu nasdílí (zpřístupní) běžní uživatelé OneSoftu.
  • omezení počtu: hosté nejsou započítáváni jako běžní uživatelé OneSoftu. Přesto je jejich počet omezen v závislosti na zakoupené licenci (cenovém plánu)

Jak sdílet informace s hosty?

1. Jak sdílet úkol, poznámku, zápis apod.?

Kdekoli lze přidávat uživatele, ať už je to v úkolu, poznámce či v zápisu, lze stejným způsobem přidat i hosta. 

Hosté mohou komentovat úkoly i poznámky, ke kterým byli přizváni.

Tip: Pokud se například v úkolu nezobrazuje jméno hosta, kterého chcete přidat, pak je to z toho důvodu, že daný host nemá přístup k položce, ke které je úkol přivázaný. Úkoly, které nejsou přiřazeny k žádné položce, není možné s hosty sdílet.

 

2. Jak sdílet položku?

Zde musí být postup odlišný, jelikož běžným uživatelům jsou zpřístupňeny položky těch kategorií v těch evidencích, ke kterým mají oprávnění v rámci své role. Hostům ale nejsou přiřazovány role, proto jim je přidělován přístup k jednotlivým položkám bez odhledu na evidenci a kategorii.

Pozor: Hosté takto získají přístup pouze k přílohám, úkolůmpoznámkám, kde jsou nastaveni jako sledující!

Krok 1. Otevřete položku, kterou chcete s hostem sdílet

Krok 2. V pravém horním rohu prostřední části obrazovky klikněte na ikonu sdílení 

Krok 3. Vyberte možnost "Sdílej s hosty"

Krok 4. Přidejte daného hosta a uložte

 

Vedle ikony pro sdílení se vám po přidání prvního hosta zobrazí upozornění "sdíleno s hosty".