V tomto článku Vám představíme přehledně prvních 7 kroků ve Vašem novém prostředí OneSoft Connect.

 

1. krok. První přihlášení

2. krok. Seznamte se se základní obrazovkou

3. krok. Seznamte se se systémem položek v evidencích

4. krok. Přidávejte přílohy k položkám

5. krok. Vytvářejte úkoly

6. krok. Nahrávejte zápisy ze schůzek

7. krok. Dělejte si poznámky

Bonus: Vytvářejte souvislosti mezi položkami

 

 

1. krok. První přihlášení

Pokud jste si OneSoft vygenerovali z našich webových stránek:

Krok 1. Otevřete e-mail od [NázevVašíOrganizace].onesft.com s předmětem "Váš OneSoft Connect je připraven"

Krok 2. V tomto e-mailu je odkaz s adresou Vašeho nového OneSoft Connect prostředí. Po kliknutí na něj se Vám zobrazí přihlašovací stránka.

Krok 3. Zvolte si heslo a nahrajte svůj profilový obrázek uživatele, kliněte na tlačítko "Pokračovat"

To je vše!

Ještě než se ale pustíte do čehokoli dašího, udělejte tento jednoduchý krok: Snižte přiblížení v prohlížeči na 80%.

Toto nastavení:

  • je jednorázové: váš prohlížeč si ho zapamatuje
  • není nastavení prohlížeče, netýká se proto všech internetových stránek a aplikací, které navštívíte, ale jen této jedné

 

Od této chvíle se můžete přihlásit z internetové adresy OneSoftu své organizace ([NázevVašíOrganizace].onesft.com) zadáním své e-mailové adresy jako uživatelského jména a hesla, které jste si právě zvolili.

Pokud jste obdrželi přihlašovací údaje od svého administrátora, rovnou zadejte do vyhledávače adresu OneSoftu své organizace. Takto se dostanete na přihlašovací stránku.

 

2. krok. Seznamte se se základní obrazovkou

Raději byste se podívali na video, než četli článek? Tady je.

 

Toto je základní obrazovka OneSoft Connect po přihlášení:

1. Postranní menu

Váš soukromý uživatelský prostor. Jeho obsah je výběrem toho, co Vás ve OneSoftu zajímá.

Například v úkolech uvidíte pouze úkoly, kde jste nastaveni jako sledující, které jste založili (pak jste automaticky nastaveni jako sledující) nebo jste za něj přímo odpovědní. Obsah postranního menu dvou uživatelů téhož OneSoftu tedy nikdy nebude stejný.

Více o postranním menu najdete zde.

 

2. Evidence pro vedení záznamů

Narozdíl od postranního menu, všechny informace v evidencích jsou sdíleny napříč Vaší firmou. Jednotlivé uživatelské účty ale mohou mít nastavena různá oprávnění - od zakázaného přístupu k evidenci, přes oprávnění editovat, vytvářet a mazat položky, až po oprávnění spravovat.

Výběr evidencí, které se Vám zobrazí po vygenerování OneSoftu, záleží na řešení, které jste si vybrali. Všechny naše řešení nicméně obsahují tyto základní evidence: kontakty, firmy, projekty, zaměstnanci, organizace a procesy.

Můžete si přidat takový počet dalších evidencí, jaký Vám dovoluje Vaše licence.

Více o evidencích se dozvíte zde.

 

3. Chat

Posílejte si zprávy s kolegy, aniž byste si museli dělat starosti o bezpečnost svých dat. Pokud je váš chat prázdný, znamená to, že jste zatím ve svém OneSoftu sami. Pozvěte své kolegy, případně hosty! Návody zde

 

Více o základní obrazovce, včetně vysvětlivek k horní a spodní liště, se můžete dozvědět v tomto článu.

 

3. krok. Seznamte se se systémem položek v evidencích

1. Položky

Položky jsou základním stavebním kamenem evidencí. Po otevření jakékoli evidence uvidíte po levé straně seznam všech položek v evidenci.

Pro každou z těchto položek se vedou podrobné záznamy (detaily položek), které se k ní vztahují. Tyto detaily se zobrazí po otevření dané položky ze seznamu položek evidence.

Příklady položek v evidencích:

  • v evidenci "Firmy": Audi, BMW, Apple, Tesco
  • v evidenci "Zaměstnanci": Pavel Krejčí, Karel Bláha, Jan Stromeček
  • v evidenci "Smlouvy": Smlouva 263/2017, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor
  • v evidenci "Majetek": Audi A3, stolní počítač Lenovo, tiskárna HP

Položky mohou být řazeny do kategorií, což přináší mnohé výhody. Více o kategoriích a výhodách s nimi spojených v tomto článku.

Jak založit novou položku se dozvíte v tomto článku.

 

2. Detaily položek

U každé položky je vhodné vést určité záznamy, které obecně označujeme jako "detaily" nebo "detaily položek". Tyto detaily se budou lišit pro každou evidenci, případně pro každou kategorii položek v evidenci.

Příklady detailů položek:

  • v evidenci zaměstnanců: dovednosti, věk, vzdělání, kontaktní informace, pracovní místo, atp.
  • v evidenci slmuv: číslo smlouvy, název smlouvy, popis, datum vstupu v platnost, datum ukončení platnosti, zodpovědná osoba, atp.

 

Jak strukturovat detaily? (pro administrátory)

Vyhněte se vytváření nekonečně dlouhých seznamů detailů tím, že si je přehledně seřadíte do srolovatelných úseků - skupin, například osobní informace, kontaktní informace, informace o vzdělání, atp. Díky třídění do skupin můžete také řídit přístupy ostatních uživatelů k informacím v nich obsažených. 

Příklad: Váš administrátor může například Vašemu personalistovi skrýt všechny skupiny detailů kromě kontakntích informací, informací o vzdělání a pracovních údajů.

Kdo může měnit hodnoty detailů položek a jak?

Detaily může změnit každý uživatel, který má od administrátora nastavené příslušné oprávnění k evidenci. Kliknutím na hodnotu detailu se zobrazí dané pole v editačním módu, pak stačí přepsat stávající hodnotu na novou a uložit.

 

Co je to šablona evidence?

Pro každou evidenci Vám OneSoft nabízí sadu předpřipravených detailů a nastavení podle nejčastějšího využití ve firmách. Například pro evidenci zaměstnanců bude šablona obsahovat detaily jako jméno, příjmení, telefon, e-mail, pozici, kompetence, apod.

Tyto šablony mohou být velice jednoduše upraveny tak, aby přesně odpovídaly potřebám Vaší firmy (e.g. přidat detail pro zaznamenávání typu pracovní smlouvy nebo zaznamenávání dovolené). Tyto úpravy může provádět pouze administrátor Vašeho OneSoftu.

 

Pozor. Jako uživatel (nikoli administrátor) nemusíte mít přístup ke všem informacím ve OneSoftu, některé Vám mohou být sryté.

 

Jak upravit hodnotu detailů se dozvíte v tomto článu.

Jak založit, upravit nebo deaktivovat detaily se dozvíte v tomto článku.

Jak vytvářet skupiny detailů se dozvíte v tomto článku.

Jak řídit přístup uživatelů k datům v evidencích se dozvíte v tomto článku.

 

4. krok. Přidávejte přílohy k položkám

Připojujte přílohy - dokumenty, obrázky či jakékoli další typy souborů. Jako přílohu můžete vložit i odkaz jakéhokoli typu, včetně odkazů na cloudová úložiště.

Ke každé položce v každé evidenci můžete připojit libovolný počet příloh v libovolném formátu. Připojený soubor se tak stane dostupným 24/7 všem vašim kolegům, kteří mají přístup k příslušné položce. A co víc, soubor tak bude bezpečně zálohovaný.

Krok 1. Otevřete položku v evidenci, ke které chcete nahrát přílohu (např. profil zaměstnance v evidenci "Zaměstnanci")

Krok 2. Otevřete záložku "Přílohy"

Krok 3. Kliněte na "Přidej soubor" nebo na "Přidej odkaz"

Klikněte zde pro podrobnější instrukce.

Tip: Abyste ušetřili místo na Vašem úložišti OneSoft (jeho velikost je dána Vámi vybraným cenovým plánem), můžete využít externích cloudových úložišť a do OneSoftu vložit pouze odkaz na toto úložiště.

 

5. Krok. Vytvářejte úkoly

OneSoft nabízí vícero způsobů, jak vytvořit úkoly. Ať jsou ale vytvořeny jakkoli, vždy se budou zobrazovat v postranním menu v sekci "úkoly" těm uživatelům, kteří jsou v daném úkolu označeni jako sledující nebo přímo jako zodpovědná osoba.

Zde si představíme vytvoření obecného úkolu (tzn. nevztahuje se přímo k žádné položce v evidenci).

Krok 1. Klikněte na možnost "úkoly" v postranní nabídce

Krok 2. Klikněte na tlačítko "+ Nový úkol"

Krok 3. Označte odpovědného člověka, uživatele, kteří by měli být informováni, a datum, do kdy je potřeba úkol splnit. Dále pak nesmí chybět název úkolu (můžeme si představit jako předmět e-mailu) a jeho zadání.

Krok 4. Klikněte na "pokračovat". Tím úkol publikujete v rámci Vašeho OneSoftu. V praxi to znamená, že úkol se zobrazí pouze odpovědné osobě a uživatelům, kteří jsou označeni jako "sledující" (uživatel, který úkol vytvořil, je nastaven jako "sledující" automaticky). Všichni tito uživatelé také dostanou upozornění na nový úkol.

Nově vytvořený úkol se Vám teď zobrazí v úkolech buďto ve žluté sekci "nový", pokud jste jako odpovědní označeni vy sami, nebo v oranžové sekci "sleduji", pokud je jako odpovědný označen jiný uživatel.

 

... a pak už jen řiďte všechny své úkoly

Jakmile je úkol vytvořen, všichni uživatelé, kterým se úkol zobrazí, budou moci komentovat, nahrávat přílohy, přidávat tagy, měnit procenta, na kolik je úkol splněn a další.

Současně bude za úkol zodpovědný pracovník a všichni sledující uživatelé dostávat notifikace o každé aktualizaci ohledně tohoto úkolu. Přístup k těmto aktualizacím je možný:

  • rozkliknutím zvonečku v horní liště, kde se zobrazují všechny nové notifikace
  • z možnosti "úkoly" v postranním menu, kde kliknutím na úkol otevřete podrobnosti o něm
  • z možnosti "inbox" v postranním menu, kde se zaznamenává historie notifikací v chronologickém pořadí

 

Tip: Pokud potřebujete úkol smazat, po jeho otevření změňte jeho stav na "neplatný" a uložte.

Více o řízení toku pracovních činností (task managementu) nalezenete zde.

Více o tom, jak vytvářet úkoly naleznete zde.

 

6. krok. Nahrávejte zápisy ze schůzek

Sdílení zápisů ze schůzek nikdy nebylo jednodušší.

Krok 1. V evidenci "zaměstnanci" otevřete záznam se svým jménem (svůj profil)

Krok 2. Klikněte na toto tlačítko nebo na červené "+" (viz obrázek) a vyplňte formulář, který se otevře. Najdete tu možnost nahrát plnou verzi souboru se zápisem či jakýkoli jiný relevantní soubor. Jako poslední najdete náš vylepšený "to do list", který ze všech zadaných "to do" vytvoří úkoly, které se klasicky zobrazí dotyčným uživatelům (včetně Vás samotných) v postranním menu v sekci "úkoly".

Vytvoření zápisu je intuitivní:

Potřebujete si zaznamenat informace z jednání nebo vytvořit zápis týkající se Vašeho obchodního partnera, klienta, zákazníka, firemního majetku či kohokoliv / čehokoliv jiného? Stejným způsobem, jako vytvoříte zápis ke svému profilu (položce s Vaším jménem), lze připojit zápis nebo záznam aktivity (meeting, telefonát, oprava) k jakékoli další položce v jakékoli další evidenci.

Tip: Nezobrazuje se Vám záložka "zápisy" (někdy "aktivity")? Kontaktujte svého administrátora s žádostí o aktivaci pluginu "aktivity" v nastavení evidence (návod zde).

 

Více o zápisech a dalších záznamech o aktivitách kolem jednotlivých položek najdete zde.

 

7. krok. Dělejte si poznámky

Chtěli byste si udělat čistě soukromou poznámku ve OneSoftu? Není problém, udělejte si poznámku a nesdílejte ji.

Chtěli byste si udělat poznámku ohledně nějaké položky v evidenci? Jednoduché, nejprve otevřete položku, pak si k ní udělejte poznámku.

Chcete sdílet své nápady s kolegy? Udělejte si poznámku a pak ji nasdílejte kolegům, kteří pak budou moci připojovat své komentáře.

 

Jak si udělat poznámku k určité položce?

Krok 1. Otevřete položku, ke které se Vaše poznámka vztahuje

Krok 2. Klikněte na toto tlačítko pro vytvoření nové poznámky. Kliknutím na nadpis "Poznámka" můžete zvolit název

Krok 3. Pokud chcete poznámku sdílet, klikněte na text "moje soukromá poznámka" v pravém horním rohu a vyberte "Sdílej", pak jen označte své kolegy

Co když si chci vytvořit poznámku jen tak? Aniž by se vztahovala k nějaké položce?

Krok 1. Zvolte možnost "poznámky" v postranní nabídce

Krok 2. Klikněte na tlačítko "+ Nová poznámka"

Více o poznámkách se dozvíte zde.

 

Bonus: Vytvářejte souvislosti mezi položkami

Proč? Umožní Vám to jednoduše zobrazit všechny souvislosti vedoucí k jedné určité položce v jednom jediném grafu či tabulce. Například:

  • všechny projekty, na kterých kdy určitý zaměstnanec pracoval (souvislosti vedoucí z evidence projektů)
  • jaký firemní majetek, např. telefon, klíče nebo softwarová licence, byl přidělen určitému zaměstnanci (souvislosti vedoucí z evidence majetku)
  • souhrn produktů zakoupených od jedné určité firmy, všechny smlouvy s touto firmou uzavřené, kontakty na zaměstnance této firmy (souvislosti vedoucí z evidence majetku, z evidence smluv a z evidence kontaktů k této položce, která je vedena v evidenci firem)

Jak? Existují souvislosti, které jsou vytvářeny automaticky na pozadí OneSoftu, a to pokud je typ vyplňovaného pole nastaven jako typ "vazba". Tak se například může vazba vytvořit:

  • když u položky Emmy Funny v evidenci zaměstnanců vyplníte, že jí byly přiděleny klíče od hlavního vchodu, pak se vytvoří souvislost mezi Emmou (evidence zaměstnanců) a klíčemi (evidence majetku)
  • když jste označen jako vedoucí projektu, je mezi vaším profilem v evidenci zaměstnanců a daným projektem v evidenci projektů vytvořena souvislost

Souvislosti mohou být samozřejmě vytvořeny ručně. Existuje mnoho způsobů, jak to udělat, nejobecnější způsob je tento:

1. Otevřete jednu z položek, mezi kterými chcete vytvořit vazbu (např. v evidenci zaměstnanců otevřete profil dotyčného)

2. Otevřete záložku "souvislosti"

3. Klikněte na "přidej další do"

4. Vyberte evidenci, ve které je druhá položka - druhá strana vytvářené vazby, dále pak příslušnou položku (např. evidence majetku, pak záznam o klíčích od hlavního vchodu)

 

Zaznamenávejte informace v celých jejich souvislostech. Budete mít možnost ze záznamu zaměstnance ihned vidět všechny smlouvy, za něž je zodpovědný, ze smluv se dostat na společnosti, se kterými byly uzavřeny, dále na kontaktní pracovníky těchto společností, a tak dále.

Příklad z praxe: Odchází Vám z firmy zaměstnanec. Díky souvislostem zjistíte na pár kliknutí, jaká zná hesla, jaký telefon dostal či jaké klíče od budovy dostal při nástupu. V neposlední řadě uvidíte třeba i smlouvy, které podepsal či jaký majetek spravoval.

Více o souvislostech se dozvíte zde. Podrobnější článek o vytváření vazeb naleznete zde.