Co jsou to evidence

Evidence slouží vedení, uchovávání a sdílení informací určitého druhu či charakteruV každé evidenci vedete informace o něčem jiném, každá evidence je určena právě pro jednu věc. Máte tedy například tyto evidence: Firmy, Majetek, Zakázky, Zaměstnanci, Smlouvy a podobně. Evidence vidíte jako barevné záložky v horní části své obrazovky, evidence mají různé názvy, barvy a hlavně jiný rozsah vedených informací. 

V každé evidenci můžete vést jiný rozsah informací, ke každé evidenci můžete dát přístup jiným lidem. Informace v evidencích můžete vzájemně propojit (viz Souvislosti)

K čemu lze evidence přirovnat?

Evidence si můžete představit jako elektronické šanony nebo šuplíky v kartotéce. Zkrátka v nich najdete setříděné informace o něčem.

Jaké evidence jako uživatel vidíte?

Nabídka evidencí se odvíjí od řešení, které má vaše firma nastavené a také od role, ve které jste přihlášeni. Každý uživatel proto může vidět jiný seznam evidencí. 

Přístup k evidencím tedy mají uživatelé na základě svých oprávnění, které  vyplývá z jejich pracovního zařazení a tedy role přidělené v systému. Každý člověk tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí co vidět nemá. Systém umožňuje nastavit různou úroveň přístupu k informacím - od pouhého zobrazení, přes jejich úpravu, vytváření nových záznamů, jejich úpravu až po právo záznamy mazat. Ano i to jde nastavit. Když nebudete firma chtít, uživatelé nemohou nic smazat.

Více o evidencích se dozvíte zde.

 

V evidencích vedete záznamy

V každé evidenci vedete záznamy, které do ní patří, pro které je evidence určena. Je to stejné jako se šanony - každý máte určený na něco jiného. Pomůže vám to se v informacích lépe vyznat, například 

  • v evidenci "Firmy" vedete záznamy jednotlivých firem, například Audi, BMW, Apple, Tesco
  • v evidenci "Zaměstnanci" vedete záznamy jednotlivých zaměstnanců nebo jiných pracovníků, například Pavel Krejčí, Karel Bláha, Jan Stromeček
  • v evidenci "Smlouvy" vedete jednotlivé smlouvy: Smlouva 263/2017, Smlouva o pronájmu kancelářských prostor
  • v evidenci "Majetek" máte záznamy pro každý kus majetku, například stolní počítač Lenovo, tiskárna HP

Záznamům se v systému říká položky a jsou základním stavebním kamenem evidencí. Po otevření jakékoli evidence uvidíte po levé straně seznam všech položek (záznamů) v evidenci. V pravé části obrazovky pak vidíte detaily ke každé položce. Záznamy v evidencích mohou být dále členěné podle typu  - v systému tomu říkáme kategorie, což přináší mnohé výhody. Více o kategoriích a výhodách s nimi spojených v tomto článku

Jak založit novou položku se dozvíte v tomto článku.

 

Přístup k evidencím tedy mají uživatelé na základě svých oprávnění, které  vyplývá z jejich pracovního zařazení a tedy role přidělené v systému. Každý člověk tedy vidí to, co ze své pracovní pozice vidět má a nevidí co vidět nemá. Systém umožňuje nastavit různou úroveň přístupu k informacím - od pouhého zobrazení, přes jejich úpravu, vytváření nových záznamů, jejich úpravu až po právo záznamy mazat. Ano i to jde nastavit. Když nebudete firma chtít, uživatelé nemohou nic smazat.

Více o evidencích se dozvíte zde.

 

Rozsah vedených informací v evidencích

V každé evidenci můžete vést jiné informace. Pochopitelně například pro Zaměstnance potřebujete vést jméno, příjmené, telefonní číslo nebo třeba bydliště a vaše Zakázky potřebujete vést její číslo, zákazníka nebo třeba finanční objem. Tyto informace vidíte v systému jako jednotlivé detaily (pole) v prostřední části obrazovky, jakmile v levém průzkumníkovi vybere konkrétné položku (záznam). Rozsah vedených informací, tedy rozsah detailů se budou lišit pro každou evidenci, případně pro každou kategorii uvnitř evidence. Skvělé je, že administrátor systému může tyto detaily téměř libovolně upravovat tak, aby to vyhovovalo potřebám vaší firmy.

 

 

Kdo může měnit informace vedené v systému a jak?

Informace v evidencích může změnit každý uživatel, který má od administrátora nastavené příslušné oprávnění k evidenci. Pokud někde informace měnit nemůžete, máte jako uživatel v dané evidenci nastavené oprávnění pouze na čtení. Když informace měníte, můžet je nechat rozepsané - nic se neuloží, dokud nepotvrdíte tlačítkem "Uložit".

Informace jsou roztříděné do skupin

Abyste se v systému lépe vyznali, jsou detaily roztříděné do skupin, například osobní informace, kontaktní informace, informace o vzdělání, atp. Pokud vám roztřídění nevyhovuje, váš administrátor jej opět může velmi jednoduše upravit.  

 To znamená, že když nebude firma chtít, uživatelé nemohou důležité informace smazat

 

 

Evidence můžete měnit a přidávat podle vlastních potřeb

Pro každou evidenci Vám OneSoft nabízí sadu předpřipravených detailů a nastavení podle nejčastějšího využití ve firmách. Například pro evidenci zaměstnanců bude šablona obsahovat detaily jako jméno, příjmení, telefon, e-mail, pozici, kompetence, apod.

Tyto šablony mohou být velice jednoduše upraveny tak, aby přesně odpovídaly potřebám Vaší firmy (e.g. přidat detail pro zaznamenávání typu pracovní smlouvy nebo zaznamenávání dovolené). Tyto úpravy může provádět pouze administrátor Vašeho OneSoftu.

Pozor. Jako uživatel (nikoli administrátor) nemusíte mít přístup ke všem informacím ve OneSoftu, některé Vám mohou být skryté.