V tomto článku Vám ukážeme, kde najdete Vaše evidence a jak je můžete využívat.

Raději byste se podívali na video?

 

Co je evidence ve OneSoftu?

Je zjednodušující představit si evidenci ve OneSoft jako list v excelovém souboru, na úplný začátek to nicméně může stačit. V listu, který budete mít pojmenovaný například "smlouvy", budete nejspíš evidovat číslo smlouvy, název, strany, mezi kterými byla smlouva uzavřena, datum vstoupení v platnost, a další.

Narozdíl od tabulkek Vám ale OneSoft nenabízí pouze evidovat informace ale mnohem, mnohem, MNOHEM víc, například velkou přehlednost dat, možnost propojovat evidované informace mezi sebou tak, aby byly zřejmé všechny jejich souvislosti, nabízí Vám ohlídání všech pro Vás důleitých dat a změn v záznamech, řízení (nejen) Vašich pracovních činností a další. Především je to však nástroj pro spolupráci a zvýšení týmové výkonnosti.

 

Ve zkratce

Každá evidence bude obsahovat nějaký počet položek, které spolu se svými kolegy (dalšími uživateli svého OneSoftu) vytvoříte. Pro každou z těchto položek můžete zaznamenávat určité informace - detaily položky.

 

Jak se dostanu do evidencí?

Vaše oblíbené evidence jsou vždy přístupné ze záložek v pravé horní části okna. Do ostatních evidencí se dostanete přes hamburger menu v levém horním rohu. Kliknutím na hvězdičku si zde také můžete přidat (či odebrat) oblíbené evidence, které jsou následně snadno přístupné z jejich nově přidané záložky v sekci oblíbených evidencí.

Co je to šablona evidence?

Každá evidence obsahuje sadu předdefinovaných detailů, které můžete u položek evidovat. Tuto sadu detailů a s tím spojené nastavení evidence nazýváme šablonou evidence. Tyto šablony jsou jednoduše upravitelné Vaším administrátorem přesně podle toho, co Vaše společnost potřebuje (návod zde). Administrátoři mohou smazat nepotřebné detaily, vytvořit nové, seskupit nebo přeskupit detaily do srolovatelných úseků (skupin detailů), změnit typy polí resp. detailů (např. z volného textu na výběr z předem daných možností), vytvářet nové kategorie, atd.

 

Podle čeho byly předvybrány mé evidence?

Evidence, které vidíte po vygenerování OneSoftu, byly vybrány na základě Vámi zvoleného řešení čili účelu, za jakým chcete OneSoft využívat. Základních 6 evidencí, které nelze odstranit, je: Zaměstnanci, Kontakty, Firmy, Projekty, Organizace, Procesy.

 

Můžu si přidat evidence?

Samozřejmě. Maximální počet evidencí, které si můžete nainstalovat, je nicméně závislý na cenovém plánu, který jste si vybrali (ceník zde).

Jak založit novou evidenci nebo jak založit evidenci za šablony Vám představíme v tomto návodu.

 

Jak se dostat na úvodní stránku evidence a jak si ji přizpůsobit?

Odpovědi naleznete v samostatném článku zde.

 

Co dalšího si mohu v evidencích nastavit?

Pro každou z evidencí si můžete zvolit barvu, defaultní řazení položek v seznamu (např. abecedně, podle posledního změněného, atd.) a kolik detailů k položkám a kolik odkazů chcete zobrazit.

K uživatelským nastavením evidencí se dostanete přes levé menu:

Krok 1. Přejeďte myší přes svůj profilový obrázek. Klikněte na ikonu tří teček, která se Vám zobrazí vpravo nahoře od profilového obrázku.

Krok 2. Vyberte možnost "Moje nastavení evidencí"

Krok 3. Proveďte svá nastavení. Zde jsou všechny Vaše možnosti:

  • moje zobrazení evidencí - pomocí „drug and drop“ si změňte pořadí evidencí, ve kterém se budou zobrazovat v hamburger menu
  • moje řazení – nastavte si své defaultní řazení položek v rámci dané evidence
  • moje barva evidence – vyberete si z palety barev svou vlastní barvu pro danou evidenci
  • detail – nastavte si počet zobrazených řádků v tabulce na jedné stránce
  • vazby – nastavte si počet zobrazených vazeb položky na jedné stránce v záložce "Souvislosti"
  • zobrazit poslední vazbu – nastavuje se pouze pro evidence, které mají hierarchickou strukturu, např. Organizace. Zaškrtněte v případě, že chcete v záložce Souvislosti vidět pouze poslední položky na poslední úrovni v hierarchické struktuře evidence.

Krok 4. Své změny uložte ve spodní části okna. Změny se okamžitě promítnou do Vašeho prostředí OneSoftu.