V takovém případě zvažte pomoc technologie. Dnešní softwary pro řízení smluv Vám nabízí mnohé, některé dokonce bezplatně.

Jaké jsou výhody, které Vám software či aplikace pro řízení smluv nabízejí?

Mějte všechny smouvy po ruce, ať už jste kdekoli

Veďte evidenci smluv, která bude přístupná odkudkoli 24/7 a zároveň plně zabezpečená.

Digitální podoba evidence smluv skýtá mnohé výhody, který na první pohled nemusí být vidět. Například díky tomu, že všechny Vaše smouvy budou seshromážděny na jednom jediném místě, získáte současně i možnost ve své databázi bleskově vyhledávat, filtrovat ji, nastavit si ke smlouvám notifikace a další.

Bude také velice jednoduché udělat si poznámku přímo k záznamu smlouvy popřípadě ji sdílet se svými kolegy, přidávat neomezené množství příloh v jakémkoli formátu (včetně plné verze smlouvy), připojovat odkazy na internetové stránky či úložiště, nebo třeba nahrát přímo ke smlouvě zápis ze schůzky nebo z telefonátu, který se ho týkal, což rapidně zjednoduší nejen spolupráci uvnitř Vaší firmy, ale i monitorování procesu ze strany nadřízených.

 

Nikdy už Vám nemusí nic utéct

Pokud evidujete smouvy pouze "na papíře" či v Excelu, i jejich monitorování nebo plnění se může stát kamenem úrazu. Software je zde neodmyslitelný pomocník, který Vám bude posílat upomínky na každé důležité datum / na každou důležitou změnu / na každý nový zápis Vámi vybraný počet dní dopředu.

Můžete si tak například nechat ohlídat

  • důležitý milník (datum),
  • vypršení nájemní smlouvy (datum),
  • včasné zaslání objednávky (datum),
  • závazný datum (datum),
  • proplacení faktury (změna),
  • zaplacení zálohy (změna),
  • zredukování rizika (změna),
  • podepsání smlouvy (změna),
  • přidání nového zápisu (změna)

a cokoli dalšího.

 

Vneste do evidence řád

Další velké plus je vnesení pořádku a struktury do Vaší evidence smluv. Jak to může vypadat?

Software za Vás může například přidělovat pořadová čísla všem nově vytvořeným smlouvám (která se pochopitelně zobrazí pouze ve Vašem záznamu, ne ve smlouvě samotné) ve Vámi zvoleném formátu.

Především si ale budete moci vytvořit kategorie smluv. Příkladem kategorií smluv mohou být pojistné smlouvy, zaměstnanecké smlouvy, objednávky, zápůjčka, nájemní smouvy, apod. Vytvořením kategorií smluv získáte zpravidla několik výhod. Například ve OneSoft Connect jsou to hned tyto 3 výhody:

1. Lepší orientace v evidenci: Každá kategorie může mít svou ikonu, která se zobrazí před názvem smlouvy, snadno se dá filtrovat.

2. Možnost zaznamenávat pro každou z kategorií smluv různé detaily: Pro každou z kategorií si budete moci nastavit sadu informací, o kterých potřebujete vést záznam - druh úvazku například budete potřebovat zaznamenávat pouze u zaměstnaneckých smluv, naopak číslo smlouvy či datum vstoupení v platnost budete nejspíše zaznamenávat u všech kategorií. K záznamu o smlouvě nahrajte vždy jako přílohu plnou verzi smlouvy.

3. Možnost přidělit / odebrat přístup k určitým kategoriím jen určitým zaměstnancům / uživatelům: není vždy žádoucí, aby všichni uživatelě měli přístup ke všem datům ve firmě. Proto je tu možnost vytvořit uživatelské role, které ve své podstatě představují souhrn určitých oprávnění uživatelů, kteří tuto roli dostanou přidělenou. Takto je například možné zajistit, aby pouze personalista měl přístup k zaměstnaneckým smlouvám nebo aby obchodní zástupci měli přístup pouze k těm obchodním smlouvám, které sami vytvoří. Naopak manažeři mohou dostat přidělený přístup ke všem kategoriím smluv.

 

Vaše smlouvy budou zaevidovány v celém svém kontextu

Co zde myslíme kontextem smlouvy?

- Jaká jsou se smlouvou spojena rizika: proto je užitečné moci propojit evidenci smluv s evidencí rizik, kde jsou tato rizika rozebrána do podrobna a vyhodnocena (jejich pravděpodobnost, dopad, atd.). To může vést ke snadnějšímu a rychlejšímu nalezení vhodných opatření, která mohou být zanesena do smlouvy ještě ve fázi před jejím zfinalizováním.

- Jaké faktury se ke smlouvě vážou nebo z ní vyplývají: proto je užitečné moci propojit evidenci smluv s evidencí faktur, kde se zaznamenávají podrobnosti o každé z nich

- Kdo ze zaměstnanců Vaší společnosti je za smlouvu zodpovědný a kdo ji podepsal: proto je užitečné propojení evidence smluv na evidenci zaměstnanců, kde si pak můžete u každého jednotlivého zaměstnance zobrazit, s jakými smlouvami je spojen. Toto se může hodit zejména v situaci, kdy od Vás odchází zaměstnanec a vy potřebujete vědět, co musí být zkontrolováno a jak předat co nejlépe jeho práci.

- Bude zaznamenávána celá historie smlouvy tak, jak byla postupně zanášena do softwaru / aplikace - od jejícho založení ve fázi vyjednávání až po nynější stav, včetně všech záznamů o aktivitách kolem této smlouvy. Všechny změny, které byly provedeny u položky smlouvy budou plně auditovatelné.

 

Import Vašich dat

Dobrý software / aplikace Vám bude nabízet možnost jednoduše importovat všechny Vaše data (například z dokumentu ve formátu Excel), čímž se vyhnete bolestivému manuálnímu vkládání.