• Potřebujete, aby někdo něco udělal - delegovat úkoly?
  • Potřebujete mít permanentní přehled o tom, co musíte udělat, na čem zrovna pracujete a co jste dokončili?
  • Potřebujete rozložit velký úsek práce do menších úkolů?

V tomto článku najdete návod na to, jak jednoduše delegovat úkoly, přidávat k úkolům přílohy, propojovat úkoly s položkami nebo s detaily položek, vytvářet balíčky úkolů a mnohem víc. Pokud Vás zajímá, jak s úkoly pracovat, přejděte do tohoto článku.

 

Kde vytvářet úkoly?

Úkoly můžete zakládat prakticky odevšad, kde uvidíte tuto ikonu  (na zápisu ze schůzky, z poznámky, atp.), stačí na ni kliknout. Úkoly také můžete seskupovat do balíčků úkolů pro větší přehlednost.

 

Jaké druhy úkolů můžu zakládat?

Ve OneSoftu můžete zakládat obecné úkoly (tzn. bez souvislosti s čímkoli jiným), úkoly k položce (například ke smouvě nebo k projektu) a úkoly k detailu položky:

1. Úkol (obecný): jak ho založit naleznete níže

2. Úkol k položcejak ho založit naleznete níže

3. Úkol k detailu položky: jak ho založit naleznete níže

 

1. Jak založit obecný úkol

Krok 1. Otevřete nabídku z ikony "+" na horní liště a vyberte možnost "Nový úkol" NEBO otevřete úkoly z postranní nabídky a klikněte na modré tlačítko "+ nový úkol"

Krok 2. Vyplňte formulář (všechny pole jsou nepovinné): úkol pojmenujte, popište, co přesně se má udělat, určete zodpovědnou osobu za splnění úkolu, přidejte sledující, určete, do kdy má být úkol hotov, připojte přílohu v jakémkoli formátu (screenshot, dokument atd.) a uložte.

Krok 3. Uložte kliknutím na tlačítko "Pokračovat"

 

2. Jak založit úkol k položce v evidenci

Založte jednoduše úkol k libovolnému záznamu v evidenci, například k projektu, zaměstnanci, majetku či firmě.

Krok 1. Otevřete danou položku, ke které chcete úkol přiřadit 

Krok 2. Klikněte na žlutou ikonu checkboxu vpravo od názvu položky NEBO otevřete záložku "Úkoly" a klikněte na velkou šedou ikonu "+"

Krok 3. Vyplňte formulář (viz. krok 3 v předchozí sekci - založení obecného úkolu)

Krok 4. Uložte kliknutím na tlačítko "Pokračovat" 

 

3. Jak založit úkol k detailu v evidenci

Ve OneSoftu máte možnosti založit úkol i ke každému jednotlivému záznamu v evidenci.

Krok 1. Otevřete danou položku v dané evidenci

Krok 2. Ujistěte se, že je otevřená záložka "Detaily"

Krok 3. Klikněte na šedou (nebo zelenou, pokud již na detailu nějaké úkoly existují) ikonu checkboxu, která otevře formulář pro vytvoření nového úkolu

Krok 4. Vyplňte formulář (viz. krok 3 v sekci 1 - založení obecného úkolu)

Krok 5. Uložte kliknutím na tlačítko "Pokračovat" 

 

 

Kde se nové úkoly zobrazují?

Úkol, který jste vytvořili (ať už jakoukoli cestou), se vždy zařadí do sekce "Moje úkoly" (postranní menu > Úkoly), a to buď do horní (žluté) sekce, pokud jste vy sám(a) nastaven jako zodpovědná osoba, nebo do spodní (oranžové) sekce, pokud za úkol zodpovědný někdo jiný. V takovém případě jste jako zakladatel úkolu automaticky přiřazen jako sledující.

Všichni uživatelé, které jste v úkolu označil(a), na něj dostanou upozornění, stejně tak jako na jakékoli změny (nový komentář, příloha, tag, změna data splnění, atp.) v úkolu.

Pokud je nový úkol připojen k položce nebo k detailu, kromě sekce "Moje úkoly" se úkol zobrazí i přímo "NA" položce (po otevření dané položky otevřete záložku "Úkoly"):

Na následujícím obrázku je ukázán úkol tak, jak se zobrazí po jeho otevření.

Odpovědná osoba i všichni sledující uvidí bez výjimky to samé (odpovědná osoba neuvidí nic navíc).

Uživatelé, kteří mají k úkolu přístup (tzn. odpovědná osoba a sledující), mohou psát komentáře, přidávat přílohy a tagy, měnit stav úkolu, měnit procento splnění a další s výjimkou názvu úkolu a unikátního automaticky přiřazeného čísla (v levém horním rohu). Popis může měnit pouze uživatel, který úkol zakládal.

 

Co je to balíček úkolů a jak ho vytvořit?

Balíček úkolů je tu pro vytvoření určité sady úkolů, pro jejich seskupení do větších celků. Je vždy označen vlaječkou vpravo od názvu úkolu. Po otevření balíčku úkolů se zobrazí všechny jednotlivé úkoly, které byly do balíčku zařazeny, což Vám poskytne lepší přehled nad úkoly, výhodou je i zobrazení procenta rozpracovanosti úkolů v balíčku jako celku

Kdy vytvořit balíček úkolů? 

  • pro plánování úkolů na určité období (týden, měsíc...)
  • pro založení více úkolů k jednomu projektu či zakázce

Jakmile je balíček úkolů vytvořen, můžete do něj jak řadit existující úkoly, tak v něm i vytvářet nové.

Jak vytvořit balíček úkolů?

Krok 1. Otevřete "+ menu" (ikona + v levé části horní lišty) a vyberte "+ nový balíček úkolů" NEBO jďete do sekce "úkoly" z postranní nabídky, pak klikněte na modrou ikonu "+ nový balíček úkolů"

Krok 2. Vyplňte formulář pro vytvoření balíčku, který je téměř identický jako pro vytváření samostatného úkolu.

Krok 3. Uložte

Krok 4. Připojte úkoly do balíčku (nebo vytvářejte nové) pomocí tlačítka "+ navazující úkol" (viz. obrázek výše)