V tomto článku najdete návod na to, jak jednoduše delegovat úkoly, přidávat k úkolům přílohy, propojovat úkoly s položkami nebo s detaily položek, vytvářet balíčky úkolů a mnohem víc. Pokud Vás zajímá, jak s úkoly pracovat, přejděte do tohoto článku.

Kde vytvářet úkoly?

Úkoly jsou důležité pro komunikaci i řízení práce ve vašem týmu. Prolínají se napříč celým systémem, jsou základní kostrou komunikace. Abyste s nimi mohli lépe a efektivně pracovat, pojďme se podívat na to, jak to celé funguje. 

Každý uživatel může úkoly zakládat a každý uživatel může být jiným uživatelem do jeho úkolů přidán. Veškerá komunikace týkající se úkolů se sbíhá každému uživateli v jeho inboxu. Výhodou je, že se žádná informace nemůže ztratit, nemže spadnout do spammu. 

Vytváření úkolů je tak jednoduché jako vytváření mailů. Máte více možností kde a jak založit úkol. V následujícím textu si popíšeme jejich výhody a způsoby. Úkoly také můžete seskupovat do balíčků úkolů pro větší přehlednost.

Založení úkolu z přehledu úkolů

Založení úkolu z přehledu úkolů (Levé menu > Úkoly) je ten nejčastější způsob. Stačí přejít do přehledu a kliknout na modré tlačítko "+ nový úkol". Takto založený úkol je zcela volný (tzn. bez souvislosti s čímkoli jiným). Pokud máte úkolů hodně a chcete se v nich lépe vyznat, doporučuje me je připojit k tomu, k čemu se úkol vztahuje  (například ke smouvě nebo k projektu) a úkoly k detailu položky. To uděláte tak, že vyberete "K čemu" v horní liště úkolu. 

Doplňte název (doporučujeme úkol pojmenovat tak, abyste ho později sami dobře našli)  - popište, co přesně se má udělat, určete zodpovědnou osobu za splnění úkolu, přidejte sledující, určete, do kdy má být úkol hotov, připojte přílohu v jakémkoli formátu (screenshot, dokument atd.) a uložte.

Jak založit úkol ke konkrétní položce přímo z evidence

Tento způsob je vhodný například, když chcete automaticky připojit úkol nějaké zakázce na které zrovna pracujete, k počítači, který potřebujete dát do servisu nebo k čemukoliv jinému. Úkol takto vytvořený se automaticky připojí k té dané zakázce nebo počítači a vy jej tam vždy najdete. 

Jak to udělat?  Založíte jednoduše úkol k libovolnému záznamu v evidenci, například k projektu, zaměstnanci, majetku či firmě. Jakmile máte vaší položku otevřenou, ke které chcete úkol připojit, přejděte na záložku Úkoly a založte úkol, nebo klikněte na žlutou ikonu úkolu v horní části okna položky.  

Jakmile úkol založíte, máte je automaticky připojený a uvidíte jej vždy na záložce s úkoly. 

Můžete dokonce úkol přiřadit i ke konkrétnímu detailu 

Pokud chcete mít úkol přiřazený až na úroveň konkrétního detailu - například k datumu zavření zakázky nebo dataumu další technické prohlídky, postupujte jak je uvedeno dále. 

Krok 1. Otevřete danou položku v dané evidenci

Krok 2. Ujistěte se, že je otevřená záložka "Detaily"

Krok 3. Klikněte na šedou (nebo zelenou, pokud již na detailu nějaké úkoly existují) ikonu checkboxu, která otevře formulář pro vytvoření nového úkolu

Krok 4. Vyplňte formulář (viz. založení obecného úkolu)

Krok 5. Uložte kliknutím na tlačítko "Pokračovat" 

Kde se úkoly zobrazují?

Úkol, který jste vytvořili (jakýmkoliv způsobem) vždy uvidíte v přehledu vašich úkolů, který je dostupný z levého menu (Levé postranní menu > Úkoly). Pokud je to váš nový osobní úkol, uvidíte ho v žlutém sloupci. Jakmile na úkolu začnete pracovat a zařadíte ho mezi své "dělám", automaticky ho uvidíte v prostředním zelením sloupci.

Pokud jste v úkolu jako sledující, úkoly uvidíte v oranžovém sloupci vpravo. Tyto úkoly má na starosti někdo jiný a vy jste jen sledující. 

Jakmile úkol někdo komentuje, změní stav nebo na něm udělá jinou změnu, dostanou všichni uživatelé, kteří v úkolu figurují, upozornění do svého INBOXu a také upozornění do e-mailu. Systém zasílá upozornění na všechny změny v úkolech  (nový komentář, příloha, tag, změna data splnění, atp.).

Pokud je nový úkol připojen k položce nebo k detailu, kromě sekce "Moje úkoly" se úkol zobrazí i přímo "NA" položce (po otevření dané položky otevřete záložku "Úkoly"):

Na následujícím obrázku je ukázán úkol tak, jak se zobrazí po jeho otevření.

Odpovědná osoba i všichni sledující uvidí bez výjimky to samé (odpovědná osoba neuvidí nic navíc).

Uživatelé, kteří mají k úkolu přístup (tzn. odpovědná osoba a sledující), mohou psát komentáře, přidávat přílohy a tagy, měnit stav úkolu, měnit procento splnění a další s výjimkou názvu úkolu a unikátního automaticky přiřazeného čísla (v levém horním rohu). Popis může měnit pouze uživatel, který úkol zakládal.

Co je to balíček úkolů a jak ho vytvořit?

Balíček úkolů je tu pro vytvoření určité sady úkolů, pro jejich seskupení do větších celků. Je vždy označen vlaječkou vpravo od názvu úkolu. Po otevření balíčku úkolů se zobrazí všechny jednotlivé úkoly, které byly do balíčku zařazeny, což Vám poskytne lepší přehled nad úkoly, výhodou je i zobrazení procenta rozpracovanosti úkolů v balíčku jako celku

Kdy vytvořit balíček úkolů? 

  • pro plánování úkolů na určité období (týden, měsíc...)
  • pro založení více úkolů k jednomu projektu či zakázce

Jakmile je balíček úkolů vytvořen, můžete do něj jak řadit existující úkoly, tak v něm i vytvářet nové.

Jak vytvořit balíček úkolů?

Krok 1. Otevřete "+ menu" (ikona + v levé části horní lišty) a vyberte "+ nový balíček úkolů" NEBO jďete do sekce "úkoly" z postranní nabídky, pak klikněte na modrou ikonu "+ nový balíček úkolů"

Krok 2. Vyplňte formulář pro vytvoření balíčku, který je téměř identický jako pro vytváření samostatného úkolu.

Krok 3. Uložte

Krok 4. Připojte úkoly do balíčku (nebo vytvářejte nové) pomocí tlačítka "+ navazující úkol" (viz. obrázek výše)

Jak odstranit úkol z balíčku úkolů?

Krok 1. Klikněte pravým tlačítkem myši na úkol v balíčku.

Krok 2. Klikněte na "Odstranit navazující úkol" a potvrďte kliknutím na "Ano".