Je pro Vás inventarizace majetku firmy noční můrou? Děsíte se, kolik věcí nebude k dohledání? A co teprve souhrn například softwarových licencí ve Vaší firmě?

Co vše ale zahrnuje pojem firemní majetek?

  • Výpočetní techniku
  • Softwarové licence
  • Kancelářské vybavení
  • Kreditní karty
  • Vstupní karty / klíče
  • Vozidla
  • Přístroje
  • Nástroje
  • Technologie
  • Nemovitosti
  • atd.

Mít seznam firemního majetku ale nestačí k tomu, aby mohl být dobře spravován.

Něco tomu chybí. Dejme tomu, že máme zavedený soubor Excel, který nám slouží jako evidence firemních automobilů. Kromě typu vozidla a jeho SPZ budeme pravděpodobně zaznamenávat i další informace, jako například datum nákupu, kdo má vozidlo přiděleno nebo kdy má jít na technickou prohlídku. Ke každé kategorii je tedy třeba vést záznamy o podrobnějších informacích, např. dodavatelské smlouvě, dodavateli, pořizovacích nákladech, evidenčním čísle, umístění, popis, předpokládanou životností atd.

Software pro správu majetku by Vám ale měl nabízet mnohem víc než jen soubor, který je třeba donekonečna otvírat, zavírat, aktualizovat, rozposílat...  Co by to tedy mělo být?

Jako příklad si vezměme správu firmeních vozidel:

  • software Vám umožní určit si, co všechno potřebujete evidovat, co se týče firemních vozidel (typ vozu, barva, SPZ, vady, datum nákupu, emise atd.)
  • software Vám automaticky pošle upomínku několik týdnů přes vypršením technické, plánované servisní prohlíkdy nebo třeba záruční lhůty
  • bude možné vést záznamy o událostech s vozidlem spojených (havárie, oprava, oprava v záruce, výměna oleje atd
  • bude možné vést historii údržby (včetně nahrávání dokmentů s ní spojených)
  • bude možné vést historii dočasných majitelů vozidla
  • bude možné nahrát důležité dokumenty jako přílohu ke každému vozu (kupní smlouva, záruční list, smlouva údržby atd.)
  • software Vám umožní jednoduchý export Vámi vybraných údajů, které pak můžete použít například k inventarizaci nebo k auditu majetku

Zároveň Vám systém musí umožnit vést pro každou kategorii majetku jiné záznamy, jelikož informace, které potřebujete evidovat pro vozidla se budou rapidně lišit od informací zaznamenávaných například pro nemovitosti nebo pro vstupní karty.

Odchází neřadový zaměstnanec.

Přesto není nutné procházet všechny dostupné soubory o firemním majetku, abyste zjistili, za jaký majetek byl odpovědný a co musí před odchodem vrátit.

Váš software pro správu majetku je totiž schopný vyfiltrovat všechny položky firemního majetku, které jsou spojené se jménem tohoto zaměstnance. Přehled toho, co je potřeba zkontrolovat a co má zaměstnanec vrátit, máte tedy jako na dlani. Tento přehled je samozřejmě možné uložit online či z něj vytvořit report.

A jsou tu i další výhody...

Stejně tak, jako je software pro správu majetku schopný vyfiltrovat majetek svěřený určitému zaměstnanci, umožní Vám filtrovat i podle jakéhokoli dalšího kritéria. Tak můžete například jednoduše získat seznam vozidel, kterým během následujících dvou měsíců vyprší technická, seznam kancelářského vybavení v určité místnosti, seznam zaměstnanců, kterým byla přidělena vstupní karta do skladu, seznam majetku zakoupeného v uplynulém roce, a podobně.