Co znamená archivace a vyřazení položky a proč to tak funguje?

Málokterá věc ve firmě trvá věčně. Zaměstnanci odcházejí, zakázky se ukončují, počítače a mobilní telefony mají svoji omezenou životnost, smlouvy se ukončují. Podobně je to i ze záznamy, které o těchto věcech ve svých evidencích. Pokud záznam přestanete potřebovat v běžném životě, například konkrétní počítač, který vyřadíte, tak můžete vyřadit z evidence i záznam o něm. Slouží k tomu archivace nebo také uzavření či vyřazení položky z evidence. 

Vyřazení záznamu použijete vždy, když daný záznam již nepotřebujete. Například když ukončíte zakázku, když odejde zaměstnanec, když ukončíte smlouvu nebo prodáte počítač. Díky vyřazení - archivaci se můžete kdykoliv zpětně na daný záznam podívat, ale v běžného seznamu aktuálních položek v dané evidenci na první pohled zmizí. 

Vyřazením tedy položku jakoby "schováte". 

Ukážeme si to na příkladu: odchází Vám zaměstnanec, ale chcete si uchovat všechny jeho souvislosti? (jaký měl majetek, jaké podepsal smlouvy či jaké projekty vedl). Vyřazení položky tedy v žádném případě neznamená smazání, ale schování dané položky, tak aby historicky šla vždy opětovně zařadit či dohledat její souvislosti a informace o ní.

Jak položku vyřadit?

Položky vyřadíte z menu v průzkumníkovi pomocí funkce Uzavřít (vyřadit položku z evidence) z menu na položce. Pokud máte dostatečná uživatelská oprávnění, můžete položku vyřadit. Jakmile je položka vyřazena, její název je přeškrtnutý a položka se nezobrazuje v přehledu položek.

Co se stane po vyřazení položky?

Výsledkem je její schování, neuvidíte ji tedy mezi svými záznamy na první pohled. Pokud položka měla vazby, u těchto vazeb je ukončena jejich platnost ke dni vyřazení položky. Změnou časové platnosti vazeb i tyto vazby můžete aktivovat. V případě, že zaměstnanec opět nastoupí, vrátíte položku zpět do evidence s její kompletní historií.  

 

 

 

Jak zobrazit vyřazené položky?

Vyřazené položky můžete vidět pokud ve filtru zadáte "Zobrazit včetně vyřazených". 

 

Vyřazené položky jsou zobrazeny jako přeškrtnuté. Můžete je opět vrátit do aktivního stavu pomocí funkce Znovu zařadit

Nastavení zrušíte kliknutím na křížek u textu "včetně vyřazených".