V tomto návodu Vám vysvětlíme, jak se nastavují přístupová oprávnění pro uživatele. Tato nastavení může provádět pouze administrátor.

 

Nebo se podívejte na video, kde Vám všechno ukážeme:

 

 

Přístupová oprávnění nastavíte pro uživatele při jeho založení. Můžete je kdykoliv později změnit, tj. uživateli oprávnění přístupu k evidencím omezit, nebo naopak rozšířit, nebo mu přidělit jinou roli.

 

V rámci založení uživatele můžete rovnou přidělit oprávnění k jednotlivým evidencím. Tato oprávnění jsou v úrovni "opravňovat" (viz níže), tj. v nejvyšší úrovni. V případě, že se vám ale určité modely přístupů opakují (např. čtenář pro evidenci majetku, smluv a kontaktů) nebo chcete přístup k evidenci jen například pro čtení, je výhodné k uživateli přiřazovat roli (souhrn uživatelských oprávnění k jednotlivým evidencím). Oba přístupy jsou možné a v rámci založení uživatele si můžete vybrat. Roli ale již musíte mít založenou.

Jak vytvořit uživatelskou roli?

Pomocí uživatelských rolí dokážete svým zaměstnancům řídit přístupy k jednotlivým evidencím a dále omezovat či rozšiřovat možnosti práce s OneSoftem.

Administrátor založí roli z oblasti Spravovat > Role. Přístup do oblasti správy OneSoft Connect naleznete vždy v horní části Vaší obrazovky:

V menu po levé straně vyberte možnost "Role", kde nadefinujete novou roli jako sadu oprávnění, kterou následně přidělíte jednotlivým uživatelům.

Zvolte možnost +Nová role. Zadejte její název a uložte.

Vyberte svou nově založenou roli ze seznamu uživatelských rolí po levé straně a v pravé části okna nastavte oprávnění.

V první části ("systémová oprávnění") se definují oprávnění k provádění určitých systémových funkcí. Ty by měly být nastaveny pouze pro administrátora. Výjimkou by mohla být funkce hromadných změn hodnot detailů u položkek v evidenci, která by mohla být povolena i dalším rolím.

Ve druhé části ("oprávnění k evidencím") nejprve zvolte úroveň přístupu k jednotlivým evidencím (viz níže), pak ke kategoriím položek (viz níže) a nakonec k jednotlivým skupinám detailů (viz níže). Na závěr můžete povolit export údajů z evidence do XMLS souboru.

Jak upravit přidělené oprávnění?

Oprávnění uživatelských rolí můžete kdykoli upravit. Podobně jako při zakládání role, editace role je možná z možnosti "Role" v menu "spravovat" přístupného z horní lišty OneSoftu. Zde zvolíte roli, kterou chcete upravit, a předefinujete oprávnění stejným způsobem jako při zakládání role. Uložte.

Jak smazat uživatelskou roli?

Roli můžete smazat kliknutím na ikonu tří teček v pravém honím rohu. Tento proces je nevratný. 


Řízení přístupu uživatelů do jednotlivých evidencí

Na úrovni přístupu k evidencím administrátor zakazuje/povoluje přístup uživatele do celé evidence. Pokud přístup zakáže, uživatel tuto evidenci nebude mít vůbec zobrazenou a tím se k jejím datů nedostane. Přístup můžete nastavit na několika úrovních a tím řídit rozsah funkcí, které daný úživatel může s položkami evidence provádět.

Úrovně nastavení přístupových oprávnění jsou následující:

  • ---  bez přístupu – uživatel tuto evidenci vůbec neuvidí v seznamu evidencí
  • číst – uživatel evidenci vidí, údaje (hodnoty detailů) jsou ale jen ke čtení
  • upravovat – uživatel může editovat existující položky (názvy, hodnoty detailů), nemůže ale již položky zakládat ani mazat
  • vytvářet – uživatel může položky zakládat, nemůže je mazat
  • mazat – uživatel může položky zakládat i mazat
  • opravňovat – uživatel může nastavovat oprávnění k jednotlivým položkám pro další uživatele

Tyto úrovně přístupů vždy rostou z předcházejících úrovní. To znamená, že pokud daná role bude mít nastavený přístup vytvářet, znamená to, že může položky číst, upravovat, i vytvářet nové položky. Pokud bude mít úroveň mazat, bude moci číst, upravovat, vytvářet i mazat položky.

Role, která má nastavený přístup "vytvářet" a výše a zaškrtnuté pole "Označení u evidence" viz obrázek níže, řídí přístup ostatních rolí do této evidence. Tuto roli lze přidělit více uživatelům, v takovém případě každý z nich uvidí jen položky, které založil, a položky, které s ním byly sdíleny. Například projektový manažer uvidí jen "své" založené projekty a případně projekty přidělené jeho roli. 

Role, která má nastaven přístup "upravovat" a níže a má zaškrtnuté pole, uvidí jen ty položky, které její roli budou přiděleny.

Uživatelé bez tohoto nastavení mají přístup ke všem položkám v úrovni, která je jim nastavena.

Příklad nastavení role pro projektového manažera (vkládá projekty a nastavuje oprávnění pro ostatní uživatele) a pro asistenta (má přístup k přiděleným projektům jen na úrovni "číst").

Řízení přístupu uživatelů k položkám (resp. ke kategoriím položek)

Ne všechny položky, které potřebujete evidovat, jsou určeny pro všechny Vaše spolupracovníky. Díky uživatelským rolím můžete přístup k určitým položkám omezit, lépe řečeno k určitým "kategoriím" položek (více o kategoriích zde).

Například v evidenci majetku můžete mít položky rozděleny do kategorií automobily, počítače a telefony. Díky tomu dokážete například uživatelské roli "Personální pracovník" zobrazit v evidenci majetku například pouze automobily, aby mohl dohledat, kdo aktuálně provozuje jaký automobil. Například technické údaje vozidla nebo jeho pořizovací cenu již ale personální pracovník vidět nemusí. Jak omezit přístup jen na některé detaily položky je vysvětleno v následující sekci.

 

Řížení přístupu k detailům položek (resp. ke skupinám detailů)

Ne všechna data, která ve OneSoftu zaznamenáváte, jsou určena pro všechny spolupracovníky (osobní údaje, výše platu, faktury, aj.). Přístup k těmto citlivým údajům můžete omezit pomocí přidělení přístupu jednotlivých rolí, které přiřadíte jednotlivým uživatelům, na úrovni detailů položek (udává se plošně pro všechny položky dané evidence). Je pro to ale potřeba mít detaily, ke kterým chceme omezit přístup, seskupené ve "skupinách detailů".

Na obrázku níže můžete vidět uživatelskou roli "Personální pracovník", která neuvidí skupinu detailů "Fakturační údaje" a "Kontaktní údaje". 

 

Může Váš zaměstnanec exportovat data?

Pokud chcete, aby Váš zaměstnance mohl exportovat data z evidencí, stačí pouze zaškrtnout "checkbox" u dané kategorie. Tímto zaškrtnutím se mu u evidence zobrazí ikona s možností exportu dat do xslx formátu. Ikonka pro export zobrazí pod seznamem položek dané evidence.