Evidence, správa a hlídání smluv

Dostanete jednoduchý systém pro evidenci, správu a hlídání smluv 

Online řešení pro evidenci a správu smluv je jednoduchý, přehledný a odkudkoliv dostupný software, vždy online. Umožňuje vést evidenci jakéhokoliv typu smluv - mohou to být smlouvy, zákazníků, dodavatelů nebo smlouvy pracovní. Získáte kontrolu nad povinnostmi a termíny, které vám ze smluv vyplývají. Řešení vám ohlídá všechny termíny ve smlouvách. Aplikace vám poskytne dokonalý přehled ve všech smlouvách které ve firmě vedete. Je jedno zdali se jedná o smlouvy dodavatelské, smlouvy o partnerství, smlouvy s vašimi odběrateli nebo smlouvy o nákupu majetku. Typy smluv si můžete sami definovat a přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. 

 

Evidujete libovolné typy smluv 

Různé typy smluv v evidenci jsou v základu, můžete si přidat libovolně vlastní typy smluv. Evidence smluv je od základu připravena na nejčastější typy smluv.

• Zákaznické smlouvy
• Dodavatelské smlouvy
• Smlouvy o službách
• Smlouvy o dílo
• Smlouvy o údržbě
• Kupní smlouvy
• Nájemní smlouvy
• Leasingové smlouvy
• Pojistné smlouvy

Potřebujete evidovat jiné typy smluv a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti software není problém změnit, nebo přidat různé typy smluv, které ve vaší firmě používá a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.  

 

Propojení smluv na dodavatele, zákazníky, projekty, zakázky a další

Potřebujete propojit smlouvy k tomu, k čemu se vztahují? Žádný problém. Můžete propojit smlouvy na další informace, které povedete v systému.

Díky propojení na ostatní evidence budete mít smlouvy vždy v souvislotech. Seznamy toho, k čemu si smlouvu potřebujte propojit si definujete sami, takže je to prakticky bez omezení. Dodavatelé, zákazníci, faktury, zakázky, projekty, zaměstnanci, majetek, auto, licence nebo cokoliv dalšího k čemu se smlouva vztahuje nebo o čem je můžete evidovat stejně jednoduše jako smlouvy. Můžete je jednoduše propojit s majetkem, k budovám, k pozemkům, k vašim autům a k čemukoliv, co zrovna potřebujete. Řešení je tak pružné, že ať si vymyslíte cokoliv, do systému to dostanete. 

 

Přílohy ke smlouvě, scany smluv

Ke každé smlouvě může připojovat elektronické přílohy (dokumenty) v libovolném formátu, nejčastěji v pdf nebo v MS Word (docx). Systém automaticky vytváří pro všechny uživatele náhledy ke smlouvám v pdf, takže zaměstnanci nepotřebují MS office k tomu, aby se na náhled smlouvy podávali. Stačí jim jen naše řešení. 

• Lze přidat scan smlouvy jako přílohu
• Systém vytváří automaticky náhledy smluv ve formátu pdf 

Vytváření úkolů, zápisů a workflow práce nad smlouvami 

Řešení vám také umožní nad smlouvami dále pracovat, vytvářet k nim například úkoly nebo vést osobní či sdílené poznámky. 

• Lze vytvářet úkoly ke smlouvě
• Vytvářet osobní poznámky ke smlouvě
• Vytvářet sdílené poznámky ke smlouvě 
• Komunikovat o smlouvě s kolegy pomocí zabezpečeného chatu
• Vytvářet nad smlouvou zápisy z jednání (změny smluv, jednání se zákazníkem a podobně)
• Emailové notifikace na úkoly

Hlídání termínů smluv

Nad každou smlouvou můžete nastavit hlídání termínů, hlídání stavu smluv nebo dalších změn na smlouvách, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení hlídačů jsou téměř neomezené - například na termín vypršení smlouvy, termín obnovy smlouvy. Příklady toho, co lze nad smlouvami hlídat. Řešení tedy za vás ohlídá různé termíny a závazky ze smluv vyplývající. Řešení je propojené s evidencí firem a tedy napojené na ARES. Je to jednoduché, přehledné a uživatelsky snadno ovladatelné řešení pro evidenci a správu smluv.

• Nastavit hlídání expirace smlouvy (pokud máte smlouvy na dobu určitou)
• Nastavit hlídání změn stavů smlouvy
• Nastavit hlídání změny kontaktní osoby 
• Upozornění na nově přidané dokumenty, na nové poznámky u dokumentů, na končící platnosti, na blížící se termíny apod.)

Všechna upozornění zůstávají jednak v systému, kde je vedena auditní stopa a zároveň posílají upozornění do vaší e-mailové schránky. 
 

Vyhledávání a filtrování ve smlouvách

Systém vám umožní vyhledávat ve smlouvách a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

 

Nastavení oprávnění přístupu ke smlouvám

Evidence smluv vám umožní nastavit oprávnění ke smlouvám, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typů smluv (například někdo uvidí pouze smlouvy k nájmu, jiný člověk ve firmě uvidí pouze smlouvy pracovní). 

Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým smlouvám. 

 

Nahradíte si svoje evidence o smlouvách v excelech 

Také máte spoustu excelů ve kterých vedete různé informace o smlouvách ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam dodavatelských smluv, jinde smluv nájemních a jinde zase pracovních smluv. V tomto systému budete mít všechny smlouvy pohromadě a v souvislostech k tomu, k čemu se vztahují. 

Umožní také provázání s návaznými evidencemi - tedy k čemu se smlouva vstahuje, například majetek, zakázky,projekty, pracovníci

 

Komu je tento systém pro evidenci smluv určen?

Naše evidence smluv je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o smlouvách v pořádku a bezpečí. Software se ale neomezuje jen na správce smluv, ale využívaj jej mohou i office manažeři, majitelé firem nebo další manažeři.

 

Hlavní přínosy evidence smluv 

• Hlídání důležitých termínů smluv (např. hlídání termínů ukončení smlouvy, hlídání termínů obnovy smlouvy)
• Vedení všech informací o smlouvách provázané na ostatní její souvislosti (zaměstnance, majetek, projekty)
• Vedení různých typů smluv v jednom prostředí
• Přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o smlouvách zvyklostem vaší firmy

 

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o zaměstnancích nebo uchazečích jsou zde uložené v bezpečí. 

 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč  - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.

 

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje zpracování mezd a vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.