Big_loader_ajax

Evidence, správa a hlídání smluv

Jednoduchý a odkudkoliv dostupný software vám umožní získat rychlý přehled a kontrolu nad všemi smlouvami a vést evidenci všech typů smluv.

Získáte kontrolu nad termíny, které vám řešení ohlídá. Smlouvy můžete provázat na konkrétní lidi ve vaší firmě a řídit tak lépe jejich plnění. Množství smluv není omezeno.

Nemusíte nic instalovat, stačí kliknout na zelené tlačítko a zdarma si evidenci smluv vyzkoušet.

 

produkt Evidence a řízení smluv

 

#

Co díky evidenci smluv vyřešíte?

  • Dostanete databázi, evidenci všech vašich smluv
  • Dostanete hlídače termínů smluv
  • Můžete vést libovolné typy smluv
  • Můžete evidovat neomezené množství smluv
  • Evidujte smlouvy a jejich dodatky
  • Smlouvy máte tříděné do kategorií (obchodní, zaměstnanecké atd.)
  • Kategorie a typy smluv si sami můžete snadno upravovat
  • Máte smlouvy kdykoliv a kdekoliv online po ruce
  • Zobrazíte si každou smlouvu v souvislostech
  • Důležité termíny smluv vám systém ohlídá 
  • Filtrování smluv podle kritérií
  • Připojení neomezeného množství příloh ke smlouvě v libovolném formátu
  • Generujte přehledy smluv a smluvních partnerů
  • Evidujete neomezené množství firem (subjektů smluv)
  • Přehled smluv k určitému datu
  • Přehled smluv uzavřených s konkrétním zákazníkem
  • Přehled smluv ke konkrétnímu zaměstnanci
  • Vedete si zápisy z průběhu vyjednávání o smlouvě
  • Vytvářejte si úkoly, které plynou ze smluv
  • Smlouvy si kdykoliv online přečtěte
  • Mějte pod kontrolou přístupy k daným smlouvám
  • Můžete přikládat libovolné přílohy
  • Vedete zápisy z jednání o smlouvách
  • Jednoduše importujte vaší současnou evidenci smluv do aplikace

Můžete začít pracovat okamžitě, je to snadné

  • Systém pro evidenci smluv je připravený okamžitě k použití
  • Evidenci smluv máte nastavenou za pár minut, žádné dny, týdny nebo měsíce
  • Nic nemusíte instalovat. Potřebujete jen svůj počítač a internetový prohlížeč
  • Stačí, když zadáte svůj email a název firmy
  • Na váš e-mail pošleme přihlašovací údaje
  • Máte 30 dní zcela zdarma a bez závazků na vyzkoušení 

 

produkt Evidence a řízení smluv

 

Dostanete jednoduchý systém pro evidenci, správu a hlídání smluv 

Online řešení pro evidenci a správu smluv je jednoduchý, přehledný a odkudkoliv dostupný software, vždy online. Umožňuje vést evidenci jakéhokoliv typu smluv - mohou to být smlouvy, zákazníků, dodavatelů nebo smlouvy pracovní. Získáte kontrolu nad povinnostmi a termíny, které vám ze smluv vyplývají. Řešení vám ohlídá všechny termíny ve smlouvách. Aplikace vám poskytne dokonalý přehled ve všech smlouvách které ve firmě vedete. Je jedno zdali se jedná o smlouvy dodavatelské, smlouvy o partnerství, smlouvy s vašimi odběrateli nebo smlouvy o nákupu majetku. Typy smluv si můžete sami definovat a přizpůsobit přesně podle vašich potřeb. 

 

Evidujete libovolné typy smluv 

Různé typy smluv v evidenci jsou v základu, můžete si přidat libovolně vlastní typy smluv. Evidence smluv je od základu připravena na nejčastější typy smluv.

  • Zákaznické smlouvy
  • Dodavatelské smlouvy
  • Smlouvy o službách
  • Smlouvy o dílo
  • Smlouvy o údržbě
  • Kupní smlouvy
  • Nájemní smlouvy
  • Leasingové smlouvy
  • Pojistné smlouvy

Potřebujete evidovat jiné typy smluv a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti software není problém změnit, nebo přidat různé typy smluv, které ve vaší firmě používá a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.  

 

Propojení smluv na dodavatele, zákazníky, projekty, zakázky a další

Potřebujete propojit smlouvy k tomu, k čemu se vztahují? Žádný problém. Můžete propojit smlouvy na další informace, které povedete v systému.

Díky propojení na ostatní evidence budete mít smlouvy vždy v souvislotech. Seznamy toho, k čemu si smlouvu potřebujte propojit si definujete sami, takže je to prakticky bez omezení. Dodavatelé, zákazníci, faktury, zakázky, projekty, zaměstnanci, majetek, auto, licence nebo cokoliv dalšího k čemu se smlouva vztahuje nebo o čem je můžete evidovat stejně jednoduše jako smlouvy. Můžete je jednoduše propojit s majetkem, k budovám, k pozemkům, k vašim autům a k čemukoliv, co zrovna potřebujete. Řešení je tak pružné, že ať si vymyslíte cokoliv, do systému to dostanete. 

 

Přílohy ke smlouvě, scany smluv

Ke každé smlouvě může připojovat elektronické přílohy (dokumenty) v libovolném formátu, nejčastěji v pdf nebo v MS Word (docx). Systém automaticky vytváří pro všechny uživatele náhledy ke smlouvám v pdf, takže zaměstnanci nepotřebují MS office k tomu, aby se na náhled smlouvy podávali. Stačí jim jen naše řešení. 

  • Lze přidat scan smlouvy jako přílohu
  • Systém vytváří automaticky náhledy smluv ve formátu pdf 

Vytváření úkolů, zápisů a workflow práce nad smlouvami 

Řešení vám také umožní nad smlouvami dále pracovat, vytvářet k nim například úkoly nebo vést osobní či sdílené poznámky. 

  • Lze vytvářet úkoly ke smlouvě
  • Vytvářet osobní poznámky ke smlouvě
  • Vytvářet sdílené poznámky ke smlouvě 
  • Komunikovat o smlouvě s kolegy pomocí zabezpečeného chatu
  • Vytvářet nad smlouvou zápisy z jednání (změny smluv, jednání se zákazníkem a podobně)
  • Emailové notifikace na úkoly

Hlídání termínů smluv

Nad každou smlouvou můžete nastavit hlídání termínů, hlídání stavu smluv nebo dalších změn na smlouvách, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení hlídačů jsou téměř neomezené - například na termín vypršení smlouvy, termín obnovy smlouvy. Příklady toho, co lze nad smlouvami hlídat. Řešení tedy za vás ohlídá různé termíny a závazky ze smluv vyplývající. Řešení je propojené s evidencí firem a tedy napojené na ARES. Je to jednoduché, přehledné a uživatelsky snadno ovladatelné řešení pro evidenci a správu smluv.

  • Nastavit hlídání expirace smlouvy (pokud máte smlouvy na dobu určitou)
  • Nastavit hlídání změn stavů smlouvy
  • Nastavit hlídání změny kontaktní osoby 
  • Upozornění na nově přidané dokumenty, na nové poznámky u dokumentů, na končící platnosti, na blížící se termíny apod.)

Všechna upozornění zůstávají jednak v systému, kde je vedena auditní stopa a zároveň posílají upozornění do vaší e-mailové schránky. 
 

Vyhledávání a filtrování ve smlouvách

Systém vám umožní vyhledávat ve smlouvách a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

 

Nastavení oprávnění přístupu ke smlouvám

Evidence smluv vám umožní nastavit oprávnění ke smlouvám, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typů smluv (například někdo uvidí pouze smlouvy k nájmu, jiný člověk ve firmě uvidí pouze smlouvy pracovní). 

Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým smlouvám. 

 

Nahradíte si svoje evidence o smlouvách v excelech 

Také máte spoustu excelů ve kterých vedete různé informace o smlouvách ve vaší firmě, které už se vám horko těžko daří udržet pohromadě? Někde máte seznam dodavatelských smluv, jinde smluv nájemních a jinde zase pracovních smluv. V tomto systému budete mít všechny smlouvy pohromadě a v souvislostech k tomu, k čemu se vztahují. 

Umožní také provázání s návaznými evidencemi - tedy k čemu se smlouva vstahuje, například majetek, zakázky,projekty, pracovníci

 

Komu je tento systém pro evidenci smluv určen?

Naše evidence smluv je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o smlouvách v pořádku a bezpečí. Software se ale neomezuje jen na správce smluv, ale využívaj jej mohou i office manažeři, majitelé firem nebo další manažeři.

 

Hlavní přínosy evidence smluv 

  • Hlídání důležitých termínů smluv (např. hlídání termínů ukončení smlouvy, hlídání termínů obnovy smlouvy)
  • Vedení všech informací o smlouvách provázané na ostatní její souvislosti (zaměstnance, majetek, projekty)
  • Vedení různých typů smluv v jednom prostředí
  • Přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o smlouvách zvyklostem vaší firmy

 

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o zaměstnancích nebo uchazečích jsou zde uložené v bezpečí. 

 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč  - v bezpečném režimu „zelené adresní řádky“, která zajišťuje, že komunikace mezi vaším počítačem a serverem je bezpečná.

 

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje zpracování mezd a vedení mzdové agendy. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.

 

 

produkt Evidence a řízení smluv

 

Jak to celé funguje?

 

  • Je to webová aplikace. Nic nemusíte instalovat. Potřebujete jen internetový prohlížeč
  • Správa a evidence smluv probíhá online
  • Evidence smluv je součástí rodiny řešení OneSoft Connect 
  • Uložená data v aplikaci jsou zabezpečena v datových centrech
  • Přístupy do aplikace jsou řízené
  • Aplikace vytváří plnou auditní stopu. Každá změna informace je zaznamenána a uložena
  • Data jsou vždy Vaše, můžete si je kdykoliv stáhnout
  • Aplikaci si můžete libovolně upravovat podle svých potřeb
  • Aplikace máte vždy v nejaktuálnější verzi

 

produkt Evidence a řízení smluv

Nevíte si rady a chcete pomoci? Rádi vám pomůžeme. 

Přizpůsobit náš personální software je velmi jednoduché. Pokud na to nemáte čas nebo prostě s tím chcete pomoci, naši konzultanti a odborníci vám rádi pomohou.

  • pomůžeme Vám personální software a vedené personální informace plně přizpůsobit dle vašich potřeb a zvyklostí
  • importujeme váš seznam zaměstnanců z excelu do aplikace
  • dokážeme napojit aplikaci i na jiné systémy u Vás ve firmě
  • naučíme Vás aplikaci ovládat a pomůžeme se zavedením u Vás ve firmě. Zajistíme kompletní školení Vašeho týmu

 

Vyberte si z našich implementačních partnerů zde.

Co ještě můžete kromě evidence smluv používat?

Vyzkoušejte další užitečné evidence a možnosti - vše za jedny peníze v ceně evidence smluv. Platíte totiž pouze za uživatele, již žádné další peníze za tyto funkce a evidence:

Máme i další předpřipravené šablony nebo si vytvářjte vlastní



Ceník

Zvolte počet uživatelů:


Free
Pro jednotlivce a mikrotýmy, kterým stačí limitované možnosti
0 CZK / za 1
až 3 uživatelé
100MB úložiště
0 CZK / měsíc


nevyžaduje zadání platební karty
Team
Pro malé týmy

- CZK / za 1
až 10 uživatelů
2GB úložiště
- CZK / měsíc / za

30 dní zdarma
nevyžaduje zadání platební karty
Company
Navržený pro firmy

- CZK / za 1
až 1000 uživatelů
10GB úložiště
- CZK / měsíc / za

30 dní zdarma
nevyžaduje zadání platební karty
Enterprise
Pro velké firmy
a organizace

až 10000 uživatelů
100GB úložiště