Správa, údržba a evidence majetku

Dostanete jednoduchý informační systém pro správu, evidenci a údržbu majetku

Tento jednoduchý informační systém pro evidenci a údržbu majetku (asset management) je zaměřený na praktickou, provozní evidenci majetku - tedy pro vedení všech praktických informací, které v dennodenním provozu potřebujete. Na jednom místě máte informace o tom kdy byl konkrétní kus majetku pořízen, kdo je za něj ve firmě odpovědný, nebo třeba jaké servisní zásahy, údržba či opravy se na daném kusu majetku prováděly. Každý kus majetku má svoji kartu majetku na které vidíte vše potřebné. Jednoduše a přehledně. 

 

Nahradíte si svoje evidence o majetku v Excelech 

Také používáte ve vaší firmě spoustu Excelů, ve kterých vedete různé informace o majetku, a ve kterých se vám nedaří udržovat pořádek a nevidíte důležité souvislosti spojených s majetkem? Někde vedete seznam aut, jinde IT majetku a jinde kancelářské prostředky? V našem systému budete mít majetek a jeho údržbu pod kontrolou, a jejich správa bude velmi jednoduchá. Aplikace vám řízení souvislostí, k čemu majetek vztahuje, umožní tím, že vaši ho prováže s návaznými evidencemi - jako je například smlouvy, zakázky, projekty, zodpovědní pracovníci, typy údržby apod. 

 

Vedete provozní informace k různým typům majetku

Náš nástroj pro evidenci a údržby majetku vás nezavalí žádnými nadbytečnými informacemi a zbytečnou komunikací. Je jedno kolik typů majetku vedete - seznam různých typů či kategorií majetku si můžete upravit a rozšířit podle svých potřeb a pro každý typ majetku si dokonce můžete vést různé sady informací. Vedení různých typů majetku nemá v našem software prakticky omezení. Například pro některý typ majetku potřebujete vést informace o jeho pořízení, smlouvě, záruce či dodavateli. Pro jiný typ majetku jsou pro vás naopak důležité informace o tom, kdy byla na majetku naposledy prováděna údržba, nebo kdy končí záruční lhůta.   

• Databáze, evidence či kartotéka majetku
• Seznam údržby a oprav na konkrétním kusu majetku

 

Evidujete libovolné typy a kategorie majetku 

Můžete si sami definovat různé kategorie majetku. Vše dostanete v jednom prostředí a v jednom řešení, například:

• Evidence aut
• Evidence IT majetku, (počítače, telefony, tablety, monitory, tiskárny)
• Evidence kancelářských potřeb (nábytek, non-IT prostředky)
• Evidence výrobních prostředků
• Evidence ochranných pomůcek
• Evidence klíčů a vstupních karet
• Evidence typů údržby

Potřebujete evidovat jiné typy majetku a nenašli jste je v naší šabloně? Díky pružnosti software není problém změnit, nebo přidat různé typy majetku, které ve vaší firmě používá a pojmenovat je přesně tak, jak potřebujete.  

 

Informace o majetku jsou provázané a na jednom místě

Všechny informace o majetku máte navíc neustále k dispozici ve všech souvislostech, které se vám neztratí. Potřebujete informace o smlouvě, kterou jste majetek pořídili? Nebo k dodavateli? Nebo k firmě, která se vám o majetek stará? Nebo k pracovníkovi, který má daný kus majetku na starosti? Žádný problém.

V našem řešení můžete jednoduše provázat majetek s jakoukoliv další informací, kterou ke správě majetku a jeho údržbě ve vaší firmě potřebujete. Jednoduše provážete s informacemi o tom, kdo je za majetek odpovědný, kdy jste ho pořídili, od koho, můžete přiložit smlouvy, doklad o záruce, technický průkaz čí předávací protokoly. 

V tomto řešení pro správu majetku budete mít vše pohromadě a v souvislostech ke konkrétnímu majetku. 

• Plány údržby
• Evidence oprav a údržby majetku

 

Hlídání termínů údržby majetku 

Hlídači, kteří jsou součástí naší aplikace umožňují v majetkových evidencích nastavit hlídání důležitých termínů, které potřebujete sledovat. Možnosti nastavení upozornění hlídačů jsou téměř neomezené - například na konkrétní den, opakované, když by se změnila hodnota hlídaného detailu - např. datum, podle hodnoty detailu - např. když hodnota nastane za X počet dní či výročí. Řešení tedy za vás ohlídá různé termíny vyplývající z charakteru majetku. Nejčastějšími předměty nastavení hlídání v majetku jsou:

• Pravidelné údržby
• Upozornění na termín záruční lhůty
• Termíny servisu
• Revize zařízení
• STK či platnost lékárničky u aut

Všechna upozornění zůstávají uchována jednak v systému, kde je vedena jejich auditní stopa, a zároveň jsou upozornění zasílána do e-mailové schránky vaší či případně i těch uživatelům, které nastavíte jako další příjemce upozornění.

 

Závady na majetku a jejich hlášení

Život přináší také komplikace, problémy a závady. Díky našemu řešení můžete mít i toto pod kontrolou. Součástí systému je možnost hlásit závady, problémy, požadavky na opravy, náměty nebo cokoliv dalšího, co se děje nad konkrétním kusem majetku. Hlášení je pomocí formuláře, který vaši zaměstnanci mají k dispozici na webu nebo intranetu. Systém automaticky propojí závadu s požadovaným kusem majetku a veškerou navazující komunikaci tak máte pod kontrolou a nemusíte to pracně dohledávat v emailech. 

 

Vyhledávání a filtrování v evidenci majetku

 Systém vám umožní vyhledávat v evidenci majetku a filtrovat v nich dle zadaných kritérií. 

 

Nastavení oprávnění přístupu k evidenci majetku

OneSoft vám umožní nastavit oprávnění k přístupu k evidenci majetku, jak potřebujete a jak situace vyžaduje. Můžete přidělovat oprávnění k různým typům majetku (například někdo uvidí pouze auta, jiný člověk ve firmě uvidí pouze IT majetek). 

Řešení umožňuje také řídit oprávnění k jednotlivým kusům majetku.  

 

Komu je evidence majetku určena?

Tento software je ideální pro malé a střední firmy, které nepotřebují žádné náročné a složité řešení, ale na druhou stranu chtějí mít své údaje o majetku, jeho správu i údržbu v pořádku a v bezpečí. Řešení se ale neomezuje jen na správce majetku, ale používají jej také office manažeři, vedoucí nákupu, správci údržby, nebo příklad i správci autoparku nebo majitelé firem..

 

Hlavní přínosy řešení evidence a údržby majetku

• hlídání důležitých termínů (např. hlídání termínů údržby, revizí, záručních lhůt)
• vedení všech informací o majetku provázaných na jeho ostatní souvislosti (na zodpovědné osoby, vazbu na kupní či servisní smlouvu, umístění majetku, výrobce či servisního partnera a podobně)
• vedení souvisejících majetkových a servisních smluv v jednom prostředí
• přizpůsobení názvů polí a struktury vedených informací o majetku zvyklostem vaší firmy
• vedení různých majetkových agend v jednom prostředí

 

Důraz na bezpečí a důvěrnost

I přes důraz na jednoduchost není žádným způsobem v tomto nástroji ošizena bezpečnost vašich dat. Všechny údaje jsou šifrované a přístupné pouze vám. Data o majetku jsou zde uložená v bezpečí. 

 

Nemusíte nic instalovat

Pouze spustíte internetový prohlížeč. Nemusíte nic instalovat. Aplikaci spustíte ve vašem webovém prohlížeči, takže jediné, co potřebujete je internetový prohlížeč (nejlépe Chrome) a připojení na internet. Řešení tedy můžete začít používat obratem. Žádné dlouhé implementace, za pár minut již aplikace používáte.

 

Umíme se napojit na vaše systémy 

Aplikace neobsahuje účetnictví ani výpočty odpisů. Pokud takové systémy máte, umíme se jednoduše propojit.